Hoe hoog iets je ook zit, het kan lastig om een medewerker aan te spreken op zijn gedrag. Want wat nu als een enkele opmerking jullie relatie onder druk zet? Of als je medewerker daardoor met minder plezier naar het werk gaat? Ons advies: vergeet dat doemdenken, spreek je uit!
Met complimenten strooien is nog altijd eenvoudiger dan een kritische opmerking maken. Maar in hoeverre zullen je teamleden groeien als je hen enkel de hemel in prijst, zelfs als je eigenlijk niet tevreden bent? Precies, dát gaat niemand helpen om verder te komen.
Als je je bijvoorbeeld al een tijdje stoort aan een medewerker die steeds meetings mist, is daar iets van zeggen bittere noodzaak. Medewerkers aanspreken op hun gedrag is 1) nuttig voor jou om je team vooruit te helpen, en 2) nuttig voor die persoon om verder te groeien in zijn rol. Want hoe kan die collega ooit doorhebben hoe vervelend het is dat hij steeds te laat komt aankakken bij een meeting als niemand daar ooit iets van zegt?
Zolang je de 80-20-regel (80% positieve feedback, 20% negatieve feedback) aanhoudt en niet alleen strooit met negatief commentaar, maakt die ene opmerking je echt niet opeens de boeman (of -vrouw).
Het doemscenario: de collega die compleet uit het veld geslagen is
Je wéét dat feedback in deze situatie heel logisch en gewenst is. Maar misschien laat jouw gepieker je iets anders geloven. Door je hoofd gaat een heftig doemscenario. Je bent bijvoorbeeld bang dat je – al een tikkeltje onzekere – medewerker door jouw opmerking zwaar gekwetst zal zijn. Of je vreest dat je altijd zo enthousiaste medewerker na je commentaar voortaan minder fluitend naar het werk zal komen. Een doemscenario dat je liever geen werkelijkheid ziet worden!
“Waarom ben ik een doemdenker in die situatie?” vraag je je misschien af, jezelf van geen kwaad bewust. Je bent toch gewoon empathisch?
Nou, omdat je er bij voorbaat van uitgaat dat één enkele handeling op een compleet fiasco uitloopt. Dat is allicht wat extreem gesteld, maar feit blijft dat je van een mug (een opmerking maken over een paar gemiste calls) een olifant (ontevreden medewerkers of een slechte relatie) maakt.
Met je woorden inslikken help je jezelf niet (jij blijft maar malen over dat ene onrealistische doemscenario), je helpt er je team niet mee (die collega blijft calls missen) en je helpt je medewerker er ook niet mee (hij is zich van geen kwaad bewust).
Een uitstekende reden om dat doemdenken niet meer te doen!
Waarom ben ik een doemdenker? De harde feiten!
Je kunt het ook niet helpen dat dit soort negatieve scenario’s door je hoofd schieten. Van alle gedachten die we op een dag hebben, is zo’n 80% negatief. Die nogal – ahum – negatieve uitkomst laat al zien dat ons brein van zichzelf niet heel positief gestemd is. En dan te bedenken dat die 80% voor een volledig gezond, niet-depressief persoon geldt.
Die “negativity bias” is evolutionair bepaald. Jaren geleden was het hartstikke belangrijk om voortdurend in risico’s te denken. Onze voorouders konden onmogelijk overleven als ze niet op ieder moment gefocust waren op mogelijk gevaar. Een keer te vaak vluchten was altijd beter dan door een verkeerde risico-inschatting het loodje leggen. Negatief denken had dus een belangrijke overlevingsfunctie.
Gelukkig ligt dat nu een tikkeltje anders en is de enige tijger die je op een doodgewone dag zult tegenkomen de vergadertijger. Toch is ons brein nog altijd in de tijd van de holbewoners met knuppels blijven hangen.
Dan is er nog iets: je hersenen zijn geneigd voor de makkelijkste weg te kiezen. Vaak betekent dat vasthouden aan patronen die je gewend bent. Stel: jij hebt in het verleden ervaren dat iemand gekwetst of boos reageert als je negatieve feedback geeft, dan zullen je hersenen je als eerste dát beeld voorschotelen. De doemdenken-oorzaak ligt dan ook vaak in je eerdere ervaringen.
Nog een doemdenken-oorzaak kan ‘m zitten in je opvoeding. Overbezorgde ouders – ook als je al jarenlang het huis uit bent – kunnen er ook op latere leeftijd voor zorgen dat je risico’s of gevaar te groot inschat en uit de weg gaat.
Je hersenen zijn trainbaar
Maar voordat je het nu op een doemdenken zet na al die negatieve info, zo negatief als het klinkt is het gelukkig niet. Je kunt jezelf tot de orde roepen als dat doemscenario weer in je hoofd opdoemt, zodat je wél je medewerker van feedback kunt voorzien zonder dat je jezelf druk maakt over allerlei onrealistische consequenties.
Je hersenen zijn namelijk, net als spieren, hartstikke trainbaar. Zoals zelfs de meest luie bankhanger met veel trainen een sixpack kan kweken, zo kun jij jezelf trainen om een volleerd feedbackgever te worden zonder doemscenario’s in je achterhoofd.
Kom af van doemdenken – geef je collega feedback
Door je collega op de juiste manier aan te spreken, komt van je doemscenario niets terecht. Als jij je feedback op een nette en constructieve manier brengt én daarbij oog hebt voor wat je collega zou helpen, dan zal je je collega vast niet tegen je in het harnas jagen.
Bedenk de voordelen van jouw feedback
Bij doemdenken ben je geneigd te kijken naar wat er allemaal mis kan gaan door jouw op- of aanmerking. Dat lijkt een heleboel. Maar naast die mogelijke negatieve gevolgen, heeft zinvolle feedback geven vooral heel veel voordelen:
- Je medewerker kan erdoor groeien.
- Je medewerker kan daardoor voortaan storend gedrag voorkomen.
- Jij zult meer waardering voor je medewerker tonen, wat hem/haar ook fijn is.
- De resultaten verbeteren of jullie kunnen als team en organisatie klanten beter helpen.
- Het team presteert beter, omdat je mogelijk vervelende gewoontes van je medewerker benoemt.
- Er blijft niets sluimeren wat je ook eenvoudig kunt oplossen door het te benoemen.
Als je in je achterhoofd houdt waarom je feedback geeft en wat het de ander, je team en jou oplevert, zullen je doemdenkscenario’s al meer naar de achtergrond verschuiven.
Wil je die voordelen nog sterker in je geheugen gegrift hebben staan als je met je medewerker in gesprek gaat? Gebruik dan eens affirmaties.
Laat ruimte voor een reactie
Als je wilt voorkomen dat je opmerking een gevoelige snaar raakt, dan zit er maar één ding op: luisteren. Dat houdt natuurlijk in dat je je medewerker laat uitpraten en niet over hem heen walst en ook niet vele verwijten op hem afvuurt. Het standaard-riedeltje – je kent het wel.
Maar écht luisteren gaat verder dan dat. Bij actief luisteren zet je niet alleen je oren open als de ander praat, maar neem je ook écht in je op wat de ander te zeggen heeft.
Dat betekent niet tijdens de beurt van de ander al bezig zijn met wat jij straks wilt zeggen, een neiging die veel mensen van nature hebben. Nee, je zorgt ervoor dat je precies begrijpt wat de ander bedoelt, valt diegene niet in de reden en vraag enkel door. Zo krijgt je medewerker de kans te vertellen wat jouw opmerking met hem doet en kun je er goed op inspelen als je opmerking toch niet in goede aarde zou vallen.
Als je wilt voorkomen dat je opmerking een gevoelige snaar raakt, dan zit er maar één ding op: actief luisteren.
Gebruik een steuntje in de rug: een feedbackmodel
Je hoeft echt niet zelf het wiel uit te vinden om je opmerking in het juiste jasje te gieten. Dat hebben communicatie-experts al voor je gedaan. Eén ding is al duidelijk: het helpt niet om je opbouwende feedback vooral tussen allerlei totaal niet relevante complimenten te sandwichen. Bewaar die complimenten liever tot een andere keer.
Modellen die je wél helpen om constructieve feedback te geven, zijn onder andere de ik-ik-jij-methode en het 4 G’s feedbackmodel. Beide helpen je om je feedback logisch op te bouwen en zo meer effect te bereiken bij de ander.
Beschuldig niet, blijf bij de feiten
We weten allemaal dat wijzende vingertjes vaak een vorm van olie op het vuur gooien zijn. Dat kan soms ook heel onbewust gaan. Eigenlijk is het advies simpel: houd het bij de feiten. Altijd. Een opmerking als “Je mist steeds deadlines” is bijvoorbeeld geen feit, maar een mening. Benoem alleen die ene concrete situatie waarin je dit laatst hebt geobserveerd. Daarmee voorkom je dat je in een vervelende welles-nietes-discussie verzeild raakt.
Niet meer doemdenken, wel zinvolle feedback geven
Doemdenken kan je er jammer genoeg van weerhouden om een medewerker opbouwende feedback te geven. Het is heel logisch dat je doemdenkt; dat heeft de evolutie zo bepaald. Maar probeer er toch een stokje voor te steken, zeker als leidinggevende die zijn team wil laten groeien. Feedback helpt je medewerker een stap verder, zorgt voor een betere samenwerking en voorkomt dat jij met frustratie blijft rondlopen.
Samengevat geef je goede feedback als volgt:
- Bedenk de voordelen van feedback geven en houd die in je achterhoofd.
- Geef je medewerker de ruimte om te reageren.
- Gebruik een feedbackmodel. Ga niet sandwichen.
- Houd het bij de feiten als je feedback geeft.
Er is nog veel meer te leren: een cursus feedback geven leert ‘t je!
Goede feedback geven stopt niet bij die vier tips. Onze experts verdiepen zich al jaren in zinvolle feedback geven én hebben al hun tips, inzichten en handige tools voor je verzameld in één training feedback geven. Zo kun jij in 1 dag leren om betere feedback te geven, daarbij constructief te blijven en oog te hebben voor de ander.
Meld je nu aan voor de cursus feedback geven (kan ook online!) en doe er je voordeel mee. Na die cursus kun je zowel positieve als negatieve feedback in het juiste jasje gieten, zodat je er écht effect mee sorteert.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
