Schenk aandacht aan je team (met een 1 op 1 gesprek) en groei

Gepubliceerd op: 01/07/2020, laatst bijgewerkt op: 05/01/2021

Het is aan jou om je team te motiveren, te ondersteunen en verder te helpen. Hiervoor zul je regelmatig met ze in gesprek moeten gaan — individueel. Een 1 op 1 gesprek is daar uitermate voor geschikt. Het creëert een open feedbackcultuur en verhoogt de kwaliteit van het werk — mits goed uitgevoerd natuurlijk.

Deze meeting is wél je tijd en energie waard:

Je kostbare tijd opvullen met meetings staat als leidinggevende onderaan je lijstje. Dat begrijpen we. Toch is het verstandig om tijd vrij te maken voor één bepaald soort meeting.  Eén waar je jouw team leert kennen. Eén die zorgt voor meer werktevredenheid en betrokkenheid. Eén die zorgt voor onderling vertrouwen — een 1-op-1 gesprek.

“… en dat is?”

Een 1 op 1 gesprek is een terugkerende meeting waarin jij en een teamlid een kort gesprek houden. Daarbij praat je niet over projecten, targets of statussen. Nee, je focust je op het teamlid zelf. Op de persoonlijke ontwikkeling, zijn ambities, knelpunten.

Het doel? Je teamlid leren kennen. Zodat je hem of haar kunt aanmoedigen, begeleiden en stimuleren.

Door bijvoorbeeld de volgende vragen te stellen:

  • “Wat zijn je doelen voor de volgende week? Kan ik je ergens bij ondersteunen?”
  • “Waar loop je tegenaan in je werk? Hoe denk je dat op te lossen?”
  • “Op welke resultaten van de afgelopen week ben je trots? Zou je iets anders doen?”
  • “Waar zie jij jezelf over 6 maanden? Hoe denk je daar te komen?

1 op 1 gesprek voeren

Een simpele, concrete en krachtige manier om je teamleden te ondersteunen

En dat alles met een half uurtje per week (of per maand — afhankelijk van de grootte van je team). Zolang je op onderstaande punten let, tenminste:

1. Plan het gesprek

Een 1 op 1 gesprek vindt regelmatig plaats. Het liefst iedere week (of maand) op dezelfde dag en tijd. En mocht er nou iets tussenkomen verzet het gesprek dan. Cancel het nooit

Dit gesprek is namelijk het moment waarop jouw teamlid zich kan laten horen. Een moment waarop jij als leidinggevende ondersteuning en vertrouwen kunt bieden. De meeting annuleren kan het teamlid het idee geven dat je hem of haar niet voldoende waardeert. Dat je jouw eigen persoonlijke zaken belangrijker acht. 

Mocht er dus (écht bij uitzondering) iets belangrijks tussenkomen, breng het teamlid hier dan persoonlijk van op de hoogte en vraag wanneer het hem of haar schikt. Toon aan dat je zijn of haar tijd respecteert.

2. Maak het persoonlijk

Onthoud dat een 1 op 1 gesprek voor ieder teamlid anders verloopt. De een zal over persoonlijke doelen willen praten, de ander heeft vooral behoefte aan begeleiding en mentorschap. 

Wees daarom flexibel in de manier waarop je het gesprek voert. Luister naar de persoon, kom erachter wat hij of zij wil, en probeer daarop in te spelen. Doe dit door veel open vragen te stellen en aantekeningen te maken wanneer nodig.

Hierbij is het belangrijk dat je onthoudt dat wat er tijdens het 1 op 1 gesprek wordt besproken, binnen die 4 muren blijft. Het laatste dat je wil is het vertrouwen van je teamlid beschadigen. 

3. Kies de juiste plek

Ongeacht hoe gezellig jouw kantoor is ingericht, vermijd het tijdens een 1 op 1 gesprek. De ruimte blijft namelijk deel uitmaken van jou, als leidinggevende. Hier het gesprek laten plaatsvinden kan door het teamlid als intimiderend worden ervaren. 

Kies daarom een neutrale ruimte — een lege vergaderzaal bijvoorbeeld, op een rustige plek binnen het pand. Op die manier begeven jullie je op ‘neutraal terrein’ en is het voor het teamlid makkelijker vrijuit te spreken. 

Beter nog: laat je teamlid de plek kiezen — een wandel vergadering bijvoorbeeld, of die broodjeszaak om de hoek. Zolang het buiten gehoorafstand is en privacy biedt, voldoet het. 

4. Voorkom afleiding

Tussen het gesprek door telefoontjes en mail beantwoorden, toont aan dat het teamlid voor je neus geen prioriteit voor je is. Je respecteert hun tijd niet genoeg om de afspraak te verzetten — iets dat een teamlid al snel doorheeft. Hierdoor zal hij of zij vrij weinig met je delen. Beter nog: het teamlid zal jou minder respecteren. 

Geef hen daarom je onverdeelde aandacht. Laat andere teamleden weten dat je niet gestoord wil worden. Zet al je notificaties uit, je telefoon op stil, en pauzeer zelfs je mailbox. 

Op die manier zal het teamlid het gesprek beschouwen als iets waardevols, als een moment waar ze kunnen leren van feedback, en zullen ze meer met je delen. 

5. Luister

Je kunt natuurlijk zelf het hoogste woord voeren. Je teamlid overladen met advies en inzichten — of je luistert. Naar wat hij of zij te zeggen heeft. Waar hij tegenop kijkt, of welke projecten zij lastig vindt. Daar hebben jij en je teamlid veel meer aan. 

Een 1 op 1 gesprek, is namelijk hét moment om met je teamlid de diepte in te gaan. Dat lukt niet zodra jij telkens spreekt. Luister daarom, en onderdruk de neiging om zelf steeds te spreken. Op die manier leer je twee keer zoveel. 

6. Maak afspraken

Om het onderste uit de kan te halen, spreek je tijdens het gesprek concrete acties af. Je vraagt je teamlid bepaalde taken uit te voeren of te behalen vóór het volgende 1 op 1 gesprek. 

Denk hierbij aan doelen die in lijn liggen met hun groeimogelijkheden, die hun uit hun comfortzone trekken, of die aansluiten bij hun functie. Zo leert het teamlid. Ontwikkelt hij zich. Komt ze misschien tot nieuwe inzichten. 

7. Vraag om feedback

Aan het eind van het gesprek houd je ruimte vrij voor het ontvangen van feedback. Voor jezelf. Ook jij als leidinggevende kunt je namelijk altijd verbeteren. 

Spoor het teamlid daarom aan terugkoppeling te geven — over wat je goed doet, maar ook wat er beter kan. Op het gebied van leidinggeven bijvoorbeeld, ondersteuning, management op de manier waarop jullie communiceren 

8. Verzamel bespreekpunten

Er doen zich altijd zaken voor die je wil bespreken. Maar om alles te onthouden totdat het maandelijkse 1 op 1 gesprek plaatsvindt, is natuurlijk onmogelijk. 

Schrijf daarom bespreekpunten die zich tussendoor voordoen op. Op een ‘1:1’-lijstje — een papieren of digitaal bestand waarop je alle feedback- en bespreekpunten noteert. 

Vóór het gesprek lees je het lijstje door. Op die manier vergeet je niet dat je dat ene punt nog wilde bespreken. 

1 op 1 gesprek

Kortom

Een 1 op 1 gesprek is een fantastische manier om contact te leggen met je team. Om te weten waar het goed gaat, en welke punten nog aandacht verdienen. Waar je teamlid nog kan groeien, en waar het in uitblinkt. 

Probeer het dus eens; houd een 1 op 1 gesprek. 

Je team groeit erdoor, jij als leidinggevende leert ervan, en het komt de samenwerking alleen maar ten goede. 

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X