4 dingen die een manager nooit zegt wil hij beter communiceren op de werkvloer

Gepubliceerd op: 03/11/2020, laatst bijgewerkt op: 05/01/2021

Als leidinggevende moet je helder kunnen communiceren. Je wil direct tot de kern van je boodschap komen, zonder er doekjes omheen te winden. Ongeacht of het om negatieve feedback, positieve terugkoppeling of informatieverschaffing gaat. Dat lukt, wanneer je deze 4 vormen van twijfeltaal voorgoed verbant.

Dit soort twijfeltaal wil jouw team nooit meer van je horen

Struikel je als leidinggevende over je woorden of draai je om de hete brei heen, dan maak je het jezelf onnodig lastig. Niet alleen omdat op die manier je boodschap niet goed aankomt, het verandert ook de manier waarop je team jou ziet. Je komt onzeker over, twijfelend, niet zeker van je boodschap of je aanpak.

Dat wil je voorkomen. En dat kan vrij eenvoudig. Je zal twijfelend taalgebruik uit je vocabulaire moeten schrappen — de ‘uh’-s en ‘eigenlijk’-jes. De ‘misschien’-tjes en ‘in principe’-s. 

Of neem onderstaande zinnen. Bewoordingen die je vaak gebruikt tijdens vergaderingen of feedbackgesprekken — ook die moeten eraan geloven, wil je beter communiceren op de werkvloer:

1. “Ik weet het ook niet zeker, maar…”

“Ik kan het bij het verkeerde eind hebben, maar misschien is het een goed idee als…”

“Ik heb hier zelf geen ervaring in, maar het lijkt mij…”

Natuurlijk wil je als leidinggevende niet arrogant of betweterig overkomen. Je wil je team de ruimte geven om zelf oplossingen en ideeën aan te dragen. Logisch dat jij je statements daarom soms iets afzwakt. 

Toch haal je met bovenstaande twijfeltaal niet alleen de geloofwaardigheid van je standpunt onderuit, ook die van jezelf. Je maakt jezelf klein en schiet vooraf al je eigen ideeën af. Misschien uit angst om door je team als een know-it-all of als autoritair bestempeld te worden.

Doe dat niet. Het kan geen kwaad om je standpunten krachtig over te brengen. Direct, zonder er doekjes omheen te winden. En mocht je nou niet helemaal zeker zijn van je zaak? Helemaal niet erg:

Je collega’s zal jou juist meer waarderen, wanneer je achteraf toegeeft dat je fout zat — dit echter vooraf al doen is simpelweg je eigen ruiten ingooien. 

Adem daarom – voordat je spreekt – rustig in en uit. Denk na over wat je wil zeggen en kom direct tot de kern van de boodschap:

“Het lijkt interessant om Tim bij het volgende project…”

“Laten we volgend kwartaal de kosten verhogen met…”


2. “Ik wil alleen even…”

“Goeiemorgen Sarah, ik wilde even zeker weten of het je lukt om…”

“Ik wilde jullie even mededelen dat vanaf volgende maand de…”

Je respecteert de kostbare tijd en aandacht van je team door hen gedurende hun werkdag zo weinig mogelijk te storen. Uitstekend — zo kunnen zij hun concentratie bewaren en daadwerkelijk productief zijn. 

Echter, voel je zeker niet bezwaard om een teamlid aan zijn of haar mouw te trekken. Neem daar ook gerust de tijd voor. Je kunt je boodschap beter direct grondig en duidelijk overbrengen dan je teamlid met vragen achter laten. 

Gebruik daarom niet bovenstaande twijfeltaal. Het woord ‘even’ gebruiken ondermijnt namelijk de manier waarop je communiceert; je komt passief over en het lijkt zelfs alsof je je voor iets verontschuldigt

Door dit woord te elimineren zul je merken dat je boodschap vele malen krachtiger overkomt:

“Goeiemorgen Sarah, gaat het je lukken om vandaag…

“Vanaf volgende maand zal…”

beter communiceren op de werkvloer tip

3. “Kun je daarom voortaan misschien…”

“… zou ik het fijn vinden als je misschien niet meer dat rapport op vrijdag zo laat aanlevert.”

“… lijkt het me beter om dit te doen. Zou je daarom voortaan misschien niet meer…”

Negatieve feedback geven is vervelend. Je wil een teamlid immers niet voor het hoofd stoten. Toch zul je als leidinggevende geregeld een gesprek moeten voeren waarbij je kritiek uit. Je doet dit veelal door aan te geven wat er fout ging én uit te spreken welke verandering je verwacht. 

Maak je daarbij echter gebruik van twijfeltaal dan draai je om de hete brei heen. Dat komt je boodschap niet ten goede, plus het toont aan dat jij als leidinggevende niet sterk genoeg in je schoenen staat. Wil je voorkomen.

Doe dat door je bewoordingen zorgvuldiger te kiezen. Vervang het timide “kun je misschien” door een “ik wil” of “ik vind”. Een krachtige manier om je verwachtingen voor het teamlid kenbaar te maken. 

“Ik wil niet dat je het rapport aan het eind van de week aanlevert. Laten we afspreken dat je uiterlijk…”

“Ik vind het fijn om wekelijks inzicht te hebben in die cijfers. Stuur me daarom dagelijks de…” 


4. “Snap je waar ik naartoe wil?”

“.. dat is waarom ik gekozen heb voor Alexandra. Begrijpen jullie waarom?”

“… zich verhoudt tot stuk 1.3. Heb ik dat helder uitgelegd?”

Je wil zo concreet mogelijk informatie met je team delen. Tijdens meetings, vergaderingen of een projectbespreking. Nu immers zo veel mogelijk vragen beantwoorden voorkomt in de toekomst een hoop problemen en onnodige vraagstukken. Daar zijn we het helemaal mee eens. 

Echter: door gelijk aan het eind van je betoog erop te hameren of alles duidelijk is, zorg je er juist voor dat je team gaat twijfelen — “begrijp ik inderdaad wel wat ze zei?”. 

Je ontkracht als ware alles wat je voorafgaand aan de vraag zei, en creëert daarnaast het beeld dat je onzeker bent in je boodschap. Zou je je vraag echter verwoorden als een statement, dan voorkom je dit. 

“Indien jullie nog vragen hebben hoor ik ze graag.”

“Mocht iets niet duidelijk zijn, schroom dan niet om me aan mijn mouw te trekken.”


Kortom:
als manager beter communiceren op de werkvloer?

Kom direct tot de kern van je boodschap. Zonder er doekjes om heen te winden, zonder eromheen te draaien. Het lukt wanneer je bovenstaande twijfeltaal uit je vocabulaire elimineert. Je team zal je boodschap daardoor sneller en beter begrijpen. Daarnaast kom jij, als leidinggevende, standvastiger en krachtiger over. 

Probeer het dus zeker eens. Word bewust van de wijze waarop je op de werkvloer communiceert en kies je woorden voortaan bewuster. Het komt de communicatie alleen maar ten goede!

beter communiceren op de werkvloer tips

Leer beter communiceren als leidinggevende. Lees verder

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X