Collega aanspreken op gedrag? Kies 1 van deze gespreksvormen.

Collega’s die hun werk verslonzen, zul je moeten aanspreken op hun gedrag. Hoe je echter van wal steekt, is afhankelijk van de ernst. Een teamlid dat 1 keer een fout maakt, spreek je namelijk anders aan dan een teamlid dat er een handje aan heeft de grenzen op te zoeken. Er is dus geen one size fits all-methode. (Wel 5 gespreksvormen waar jij uit kunt kiezen:)

Collega aanspreken op gedrag: geen one size fits all.

Een teamlid dat er met de pet naar gooit, vormt op z’n zachtst gezegd een frustrerende situatie. Als leidinggevende wil jij je bezighouden met de koers die het bedrijf vaart. Niet als een schooljuffrouw iemand achter de broek aanzitten. 

Maar toch. Zodra hij (alweer) te laat komt of slechte prestaties neerzet, zul je wel moeten: je zal je collega moeten aanspreken op zijn gedrag. Hoe je dat doet, is natuurlijk afhankelijk van de ernst van de situatie.

De eerste keer dat hij de mist ingaat, zie je het misschien nog door de vingers. We zijn tenslotte allemaal menselijk. Een derde keer een meeting missen, is echter de druppel. Op zo’n moment treed je vanzelfsprekend minder mild op. Je houdt een evaluatiegesprek waarin je strenge afspraken maakt. Mocht dit nou nóg niet baten, dan bereik ook jij je limiet. Dan vinden er consequenties plaats.

Kortom: iedere situatie vereist een ander feedbackgesprek. Een collega aanspreken op een klein kritiekpunt pak je namelijk anders aan dan wanneer ‘m berispt om het herhaaldelijk negeren van afspraken.  

De ernst van de situatie bepaalt het soort gesprek.

We onderscheiden daarom verschillende gradaties in het voeren van een gesprek. Variërend van even peilen hoe het gaat tot aan het geven van een laatste waarschuwing. Kies de vorm die aansluit bij de ernst van het gedrag. Zo voorkom je dat je te hard, of juist te soft handelt.

1. De Aankondiging

Bij het eerste gesprek is nog niet veel aan de hand. Het is even kort checken hoe het ervoor staat aan de hand van korte en directe feedback. Vaak direct op de werkvloer, zonder iemand apart te nemen. 

“Sebastiaan, ik heb de offertes nog niet ontvangen. Je zei maandag dat je ze uiterlijk woensdag zou aanleveren. Gaat dat vandaag nog lukken?”

2. De Uitnodiging

Deze variant gebruik je om een teamlid te wijzen op een probleem. Niets om je druk over te maken, maar even simpelweg informeren. Informeel, maar wel onder vier ogen. 

“Hé, ik merk dat je de laatste twee weken nogal afwezig bent. Je maakt hierdoor meer fouten. Dat ben ik niet van je gewend. Gaat alles goed?”

Collega aanspreken op gedrag doe je zo

3. Het serieuze Gesprek

Hier groeit de ernst. Je spreekt hem of haar direct aan op zijn gedrag en voert de druk op. Formeel, onder vier ogen en zonder er doekjes om te winden.

“Luister, de klant heeft een klacht ingediend over de manier waarop jij de zaak hebt afgehandeld. Het was kort door de bocht, onvolledig en niet de wijze waarop wij dingen hier aanpakken. Kun je me vertellen hoe dat is gebeurd?”

4. De Grens

Mocht Sebastiaan de gesprekken alsnog niet ter harte hebben genomen, gebruik je de een na laatste variant: het grens-gesprek. Je maakt duidelijk dat als hij niet heel snel zijn houding verbetert er gevolgen zullen zijn. De toon is strenger en dringender. 

“We hebben het nu al een aantal keer over dit probleem gehad. Je laat echter geen verbetering zien. Pak je het nu niet op, dan rest mij niets anders dan dat ik maatregelen moet treffen. Dat wil ik niet. Dat wil jij niet.”

5. De Limiet

De laatste fase binnen een feedbackgesprek én de laatste kans voor Sebastiaan om zich te verbeteren. Je geeft hem nog één enkele waarschuwing. Daarna volgen er consequenties..

“Dit is je laatste waarschuwing. Laat dat even tot je doordringen. Verander je je houding niet, dan is de volgende halte… “

Moet je als leidinggevende een persoon aanspreken op zijn of haar gedrag, kies dan één van de bovenstaande vormen. Passend bij de ernst van de situatie natuurlijk.

Een kleine onaangenaamheid handel je bijvoorbeeld af met de Aankondiging of Uitnodiging. Bij werkelijk serieuze gevallen zul je eerder de Grens gebruiken. 

collega aanspreken gedrag

Welke vorm je ook kiest, let hier zeker op:

Hoewel bovenstaande gespreksvormen natuurlijk ontzettend verschillen in gewicht en consequenties, zul je toch op een drietal zaken moeten letten. Ongeacht welke vorm je ook kiest. 

  • Stel open vragen.

Welke manier je ook gebruikt om een teamlid aan te spreken, geef hem of haar de kans uit te leggen wat er scheelt. Hiervoor zul je open vragen moeten stellen; geen vragen die je enkel met ‘ja’ of ‘nee’ kunt beantwoorden. 

Vraag dus niet: “Wist je dat het team geklaagd heeft over…?” maar “Waardoor denk jij dat de samenwerking niet goed verloopt?

Hiermee spoor je de persoon aan na te denken over zijn gedrag.

  • Maak korte metten met smoesjes. 

Daarnaast zul je er voor moeten waken dat de ander je feedback niet probeert te omzeilen met smoesjes. Leer ze onderscheiden van echte redenen:

Een smoesje is het gedrag buiten zichzelf leggen, wat impliceert dat het niet zijn schuld is.

 “Nou, ik zou inderdaad woensdag de offertes aanleveren, maar de meeting liep gigantisch uit en…”

Een reden toont aan dat hij verantwoordelijkheid neemt voor zijn gedrag, en openstaat voor verbetering. 

“Ja, je hebt gelijk. Ik had je beloofd het woensdag af te hebben. Het is me niet gelukt. Ik had je hierover moeten inlichten. Sorry.”

Prik er doorheen. Veeg ze van tafel. Werk enkel met feiten en concrete zaken.

  • Draag de verantwoordelijkheid over

Zodra je het onderliggende probleem hebt besproken, in welke gesprek variant dan ook, laat je de ander verantwoordelijkheid nemen. Het gedrag dat iemand laat zien, is namelijk zijn pakkie-an. Jij spreekt hem er enkel op aan. Het is niet aan jou om ook nog eens met oplossingen te komen.

Wanneer Sebastiaan bijvoorbeeld aangeeft dat hij het lastig vindt om zich te focussen omdat hij momenteel een turbulent privé-leven heeft, voorkom dan dat jij degene bent die oplossingen aandraagt. Stel enkel vragen:

“Dat klinkt inderdaad vervelend. Ik hoop dat de rust snel wederkeert. Heb je enig idee hoe je dat gaat oplossen?”

  • Spreek de consequenties uit.

Je zal uiteindelijk  duidelijke grenzen moeten stellen en consequenties moeten aandragen wanneer de afspraken worden overschreden. Dit hoeft niet per se te betekenen dat je de persoon in kwestie ontslaat. Het intrekken van privileges  of het bijstellen van verantwoordelijkheden telt ook. 

“Als je te laat blijft komen bij vergaderingen, kunnen we je niet langer flexibele werkuren gunnen.”

Collega aanspreken op gedrag tips

Kortom: collega aanspreken op gedrag?

Als leidinggevende wil je je bekommeren om de grote lijnen. Toch kom je er niet onderuit om teamleden die slecht functioneren tot de orde te roepen. Het is onplezierig, maar het hoort erbij. 

Helaas bestaat er geen one size fits all-gesprek — een feedbackvorm die je op iedere situatie kunt toepassen. Je zal moeten handelen naar ernst van het gedrag. Kies op basis daarvan de gespreksvorm die er bij aansluit. Op die manier voorkom je dat je te hard of juist te soft reageert. 

Succes!

X