4 Feedback Methoden Waar Geen Enkele Leidinggevende Zonder Kan

Gepubliceerd op: 17/11/2020, laatst bijgewerkt op: 11/02/2021

Wat donorschap in Oostenrijk jou kan leren over het creëren van een feedbackcultuur? Ontzettend veel. Het blijkt namelijk dat 1 kleine keuze een wereld van verschil kan maken in iemands besluitvorming. Een inzicht dat jij kunt toepassen binnen je organisatie om zo meer feedback van teamleden te ontvangen. (Aan de hand van 4 feedback methoden!)

Wat donorschap en feedback geven gemeen hebben

In een bekende studie onderzochten hoogleraar Eric J. Johnson en cognitief psycholoog Daniel Goldstein de toestemming percentages van orgaandonoren van verschillende landen.

Hoewel Oostenrijk en Duitsland aan elkaar grenzen, bleken de percentages ontzettend te verschillen. In Duitsland bleek maar 12% van de bevolking zijn of haar organen te doneren na de dood. In Oostenrijk liepen dit cijfer op tot maar liefst 99% — haast iedereen, dus. 

Wat verklaart dit immense verschil? Is er een verschil in cultuur? Ziet men in Oostenrijk orgaandonatie als een morele verplichting? Scheelt er iets aan de communicatie? — of is er toch iets anders aan de hand? 

Het laatste. 

Duitsland vraagt haar inwoners zich aan te melden voor orgaandonatie.

Oostenrijk vraagt haar inwoners zich af te melden voor orgaandonatie. 

Beiden zaken kosten moeite. Kostbare tijd en energie die mensen liever in werk of hobby’s steken, dan bij de overheid aangeven of ze wel of geen donor willen zijn. Daardoor laten ze het maar staan — een keuze die in Oostenrijk betekent dat je dus automatisch donor bent, evenals in Nederland.

Dit is ook hoe een feedbackcultuur binnen een bedrijf werkt.

Door teamleden te vragen ‘meer feedback te geven’ vraagt je hen te kiezen vóór feedback. Iets dat als een taak of klusje aanvoelt, iets dat moeite kost — en wat het merendeel van je mensen dus niet gaat doen. 

Wil je binnen je bedrijf een open feedback cultuur creëren, dan bereik je meer met de aanpak van Oostenrijk: feedback geven is de norm en wil je daar niet aan mee doen, dan ‘meld’ je je af. 

En omdat dát moeite kost zal niemand binnen je team dat doen. Zonder dat zij het doorhebben varen ze mee in de feedbackstroom van je bedrijf.

En die stroom creëer je zo:

donor

1. Normaliseer feedback geven en ontvangen

Veel kenniswerkers vinden feedback geven lastig en gaan het daarom zoveel mogelijk uit de weg. Ze zijn ervan overtuigd dat feedback geven een aangeboren vaardigheid is — en blink je daar niet in uit, dan zijn de kansen verkeken. 

Feedback geven is echter niet iets waar je wel of niet goed in bent. Het is aangeleerd gedrag. Een vaardigheid die je kunt leren, dus. 

Om een feedback cultuur te creëren, zul je daarom je team moeten trainen in het geven en ontvangen van feedback. Leer hen daarom dit simpele model, om terugkoppeling geven makkelijk te maken. 

Leg het in de volgende team meeting uit, oefen het kort samen en je zult merken dat teamleden minder huiverig tegenover feedback geven staan (en het uiteindelijk als een geldende norm gaan beschouwen.)

2. Moedig het team aan zelf feedback te geven

Een andere manier waarop feedback geven de standaard wordt, is door je als leidinggevende op de achtergrond te houden zodra teamleden botsen. 

Waar je normaal gesproken zou zeggen “Laat mij het maar oplossen, ik praat wel met haar”, laat je het hen nu onderling uitpraten. Op die manier spoor je hen aan conflictvermijdend te communiceren en hun feedbackvaardigheden te verbeteren.

Je kunt je leidinggevende functie echter wel inzetten om de persoon te helpen een teamlid negatieve feedback te geven. Stel vragen als:

  • “Hoe voel jij je hierbij?”
  • “Welke emoties haalt dit bij jou naar boven?”
  • “Ik kan me voorstellen dat het eng/vreemd/frustrerend voelt wanneer… ervaar jij dit ook zo?”
  • “Welke oplossing wil je haar voorstellen?”
  • “Hoe denk je dat ze gaat reageren?”
  • “Wanneer ga je dit met haar bespreken?”

Dat een teamlid naar jou toe stapt met een probleem, wil niet altijd zeggen dat jij het ook moet oplossen. Laat hen zelf het klusje klaren en onbewust een lesje in feedback geven leren. 

3. Voeg meer feedback momenten toe aan ieders werkdag

Zodra je teamleden weten hoe ze feedback kunnen geven, zul je hen ook vaker de kans moeten geven het te doen. Dat houdt in dat jij als leidinggevende meer momenten en situaties moet creëren waarin in feedback centraal staat. 

Meer van dit soort momenten:

  • 1 op 1 gesprekken
    Een terugkerende afspraak waarin jij en een teamlid – aan de hand van positieve en negatieve feedback – een gesprek voeren over de persoonlijke ontwikkeling.
  • Inloopuurtjes
    Een soort ‘open-door policy’ waarin teamleden op gezette tijden kunnen binnenlopen om zaken te bespreken. Van 15.00 tot 17.00, bijvoorbeeld.
  • Stand up meetings
    Wat ging er goed? Wat kon er beter? Hoe gaan ik/jij/wij dit aanpakken? Kort. Snel. Concreet.
  • Speed-backs
    Na een meeting of projectbespreking splits het team zich op in tweetallen, waarna ze elkaar twee minuten positieve terugkoppeling geven, en twee minuten negatieve.

Na afloop delen ze deze individuele feedback met de rest van het team. Wat hebben ze geleerd? Wat gaan ze met deze terugkoppeling doen? 

4. Creëer meer kanalen waarop feedback binnenkomt

Meetings zijn uitermate geschikt om feedback binnen te krijgen. Het zijn echter niet de enige manieren waarop je terugkoppeling van je team kunt ontvangen. 

Hoe meer plekken er zijn waar teamleden zich kunnen laten horen, hoe meer terugkoppeling je ontvangt. 

Breid daarom uit:

  • Houd regelmatig enquêtes en polls — Gebruik Google Forms, SurveyMonkey of Survio om je team (eventueel anoniem) vragen te laten beantwoorden. Over een project bijvoorbeeld, workflow of aanpak. Het kan verrassende inzichten opleveren. 
  • Werk met externe coaches — iemand die zich buiten de organisatie bevindt, kan een frisse en nieuwe kijk leveren op de dagelijks gang van zaken. 
  • Organiseer teambuilding activiteiten — een informele manier om niet alleen je teamleden beter te leren kennen, maar ook hun pijnpunten, meningen of visie. 
  • Volg een feedback training — een mooi moment om je team (en jezelf) niet alleen het belang van feedback te leren, maar dit ook in de praktijk te laten oefenen. Onder begeleiding van een feedback-expert, bij jullie op kantoor of individueel op locatie. 

Onze 1-daagse Feedback training voorziet in al die punten en meer. Het leert je team beter feedback geven en ontvangen en helpt je bij het creëren van een feedbackcultuur binnen je bedrijf.

feedback methoden tips

Kortom: implementeer 4 feedback methoden binnen je eigen organisatie

Moeten we ergens moeite in steken, dan zoeken we altijd naar de meest gangbare manier. Zorg er daarom voor dat feedback geven de weg van de minste weerstand is. 

Dat het moeite kost om géén feedback te geven. Dat het inspanning vereist om géén terugkoppeling te verschaffen — zoals het donorschap in Oostenrijk. Voor je het weet zit je ook op een 99%-rate en is feedback geven binnen je organisatie gewoon heel normaal.

Je deed het zo:

  1. Normaliseer feedback geven en ontvangen — leer je team hoe feedback geven werkt.
  2. Moedig het team aan zelf feedback te geven — laat hen zelf negatieve terugkoppeling geven.
  3. Voeg meer feedback momenten toe aan ieders werkdag — creëer meer gelegenheden om terugkoppeling te geven.
  4. Creëer meer kanalen waarop feedback binnenkomt — zorg dat er meer mogelijkheden zijn waar teamleden zich kunnen laten horen.
© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X