Motiverende gespreksvoering is een gesprekstechniek om anderen bewust te maken van hun gedrag. Maar dan zonder hen direct te vertellen wat ze moeten doen. Dat wil je ook niet want dat levert enkel weerstand op. In plaats daarvan wil je een teamlid zelf laten nadenken over het probleem en de mogelijke oplossing. Hij of zij zal dan zijn gedrag aanpassen; niet omdat jij het wil, maar omdat hij of zij het klaar voor is. Krachtig.
Motiverende gespreksvoering en hoe je het toepast
Jij kunt natuurlijk een teamlid vertellen wat hij of zij anders moet doen of je laat het hem of haar zelf ontdekken. In het eerste geval zul je merken dat je advies nogal wat weerstand oproept. Het teamlid voelt zich misschien (persoonlijk) aangevallen en zal daardoor de hakken in het zand zetten.
Kies je voor de laatste optie – het teamlid zelf tot de conclusie laten komen dat hij of zij zijn of haar gedrag moet veranderen – dan gebeurt er iets moois: je neemt de weerstand weg. Hij of zij heeft het idee dat hijzelf tot de conclusie is gekomen. De persoon zal dan ook zijn gedrag aanpassen, maar niet omdat jij het vraagt – omdat hij of zij het zelf wil.
Dat prikkelt zijn of haar intrinsieke motivatie en verbetert tegelijkertijd de werkrelatie. Het teamlid ervaart namelijk niet dat je hem of haar op het hakblok legt, maar begrijpt dat je het probleem aankaart om de persoon vooruit te helpen.
Dat is wat motiverende gespreksvoering doet: iemand laten nadenken over welke positieve gevolgen een gedragsverandering kan opleveren.
De 5 regels van motiverende gespreksvoering
Hartstikke mooi dus, die motiverende gespreksvoering. Het elimineert de aanval zonder het effect teniet te doen. Hoe je het toepast? Probeer tijdens een volgend gesprek met een teamlid de volgende 5 regels in acht te nemen. Moeiteloos lok je dan die verandertaal uit, die je graag wil zien.
Regel 1. Durf open vragen te stellen
Tijdens het gesprek wil je voorkomen dat je met aannames of vooroordelen het teamlid benadert. Zeker wanneer je een tegenreactie of een hakken-in-het-zand-houding wil vermijden. Blijf daarom zo ver mogelijk uit de buurt van gesloten en gerichte vragen en geef het teamlid de kans om zijn of haar kant van het verhaal te delen.
Het uitlokken van verandertaal moet vanuit de persoon zelf komen. Door het gesprek alvast in te vullen, lukt je dat niet.
Stel daarom enkel open vragen en wees zo objectief en feitelijk mogelijk. Geen onderbuikgevoelens, aannames of horen-zeggen. Houd het bij wat er feitelijk is gebeurd en vraag daarop door.
Het probleem
‘Michelle, vanochtend kreeg ik het bericht dat de presentjes nooit zijn aangekomen. Ik heb je hier twee weken geleden naar gevraagd en toen gaf je aan dat je ze had opgestuurd en ook een bevestiging had ontvangen.’
Doorvragen door middel van open, brede vragen
‘Kun je me vertellen waar het mis is gegaan? / Wat is volgens jou de reden dat…? / Hoe denk je dat dit is…? / Waarom heb je geen melding gemaakt van…?’
Regel 2. Luister reflectief en aandachtig
Om het besef bij de ander door te laten dringen, is het belangrijk dat de persoon de kans krijgt om te spreken. Maak er dus zeker geen vragenuurtje van of een monoloog vanuit jouw kant. Je wil juist horen wat de ander te zeggen heeft. Sterker nog:
Het teamlid moet zichzelf horen spreken om tot het besef te komen dat er zaken moeten veranderen. Dat lukt niet wanneer jij telkens het hoogste woord voert.
Bied daarom een luisterend oor. En niet zomaar een, maar een reflectief luisterend oor. Dat wil zeggen dat je tijdens zijn of haar verhaal, actief aantoon dat je luistert. Dit door tussendoor samen te vatten, luistergeluiden te maken en empathie te tonen. Hoe dat werkt leggen we je haarfijn in dit artikel uit.
Enkele ideeën
‘Uhuh, dus daarmee zeg je eigenlijk dat… / Ik hoor je zeggen dat je niet… / Hieruit kan ik dus opmaken dat… / En waardoor denk je dat dat komt? / Waar merk je dat nog meer aan?’
Regel 3. Moedig het teamlid aan en geef bevestiging
Gedurende het gesprek zal je collega zich steeds verder blootgeven, mits je de juiste open vragen stelt natuurlijk. Het is nu aan jou om er op en feitelijke, maar empathische wijze naar te blijven kijken. Dat is belangrijk, want het teamlid wil wel het gevoel hebben dat zijn of haar kwetsbaarheid in de juiste handen ligt.
Het teamlid moet weten: mijn leidinggevende is me nu niet aan het beoordelen, maar geeft me de kans mijn zorgen openlijk te uiten.
Door dat te laten weerklinken in het gesprek, spoor je het teamlid aan nog meer open te zijn. Belangrijk, wil je die verandertaal uitlokken. Door tussendoor positieve zaken te benoemen, versterk je dit. Je laat de persoon weten dat je vertrouwen in zijn of haar proces hebt. Hierdoor is het teamlid sneller geneigd te veranderen.
Enkele ideeën
‘Nou, ik zie wel dat je… / Ik denk dat wanneer je… het wel goed komt / Wat ik fijn vind aan de situatie is dat je… / Ik heb er vertrouwen in dat…’
Regel 4. Vat het gesprek tussendoor samen
Hoewel je tussendoor korte stukjes op opmerkingen samenvat voor helderheid te scheppen voor jou en de ander, wil je dit ook voor het grote geheel doen: vat aan het eind het gesprek samen.
Het gesprek samenvatten zorgt voor structuur en herhaling. Hierdoor wordt de situatie voor het teamlid duidelijk en neem je enige onduidelijkheid weg. Het leidt tot meer begrip.
Dat geldt ook voor jezelf. Mocht jij bepaalde dingen verkeerd hebben hebben dan kan de ander de details nog rechtzetten.
Enkele ideeën
‘Eigenlijk zeg je dus dat je graag… / Heb ik het goed begrepen dat… / Klopt het dat je eigenlijk… / Kan ik concluderen dat je graag… / Waar het op neerkomt is dus dat…’
Regel 5. Vraag naar een oplossing
Uiteindelijk wil je op een punt belanden waarbij het teamlid inziet dat er inderdaad een probleem heerst en dat hij of zij zijn of haar gedrag moet veranderen. Het gaat hier dan om een stukje verantwoordelijkheid nemen.
Door gebruik te maken van motiverende gespreksvoering hebben jullie het voor zover over het probleem en de oorzaak gehad. De groei en verbetering is nu de verantwoordelijkheid van het teamlid.
Doordat je bovenstaande aanpak hebt gebruikt, zul je zien dat het teamlid daartoe bereid is. Er is geen tot weinig sprake van weerstand of een vijandelijke houding. Daar vind je de weg naar verandering: in intrinsieke motivatie. Hoe je die nog meer prikkelt? Door naar een oplossing te hinten.
Enkele ideeën
‘Wat zou je nu denk je zelf kunnen doen om te voorkomen dat… / Op welke manier denk je dat je… / Hoe denk je dat je resultaten eruit zouden zien als… / Denk je dat het lastig is om … te veranderen?’
Kortom: willen veranderen in plaats van moeten
Bereidheid tot verandering vindt plaats wanneer jezelf inziet dat er dingen anders moeten. Niet doordat iemand anders je dat vertelt. Daarom is het ook zo belangrijk dat jij als leidinggevende op de achtergrond houdt in zo’n gesprek. Je begeleidt het in de juiste richting in plaats van met een wijzend vingertje te vertellen wat het teamlid anders moet doen. Zoals je weet roept zoiets alleen maar weerstand op en dat is het laatste dat je wil.
Gebruik het daarom eens vaker, die motiverende gespreksvoering. Je zult merken dat je op die manier een open en krachtig gesprek aangaat.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
