Hoe kun je prioriteiten stellen op werk als leidinggevende? De Eisenhower matrix uitgelegd

Als leidinggevende of manager lijkt je to-dolijst soms eindeloos en alles lijkt belangrijk. Maar hoe weet je wat écht prioriteit heeft en hoe kun je je team hierin ondersteunen? Hier komt de kracht van slim prioriteren om je hoek kijken. Een van de meest effectieve methoden om dit te doen, is de Eisenhower matrix van Stephen Covey. Leer hier hoe je de matrix toepast om meer focus en impact te realiseren in je leiderschapsrol.

Wat komt aan bod:

1. Prioriteiten stellen betekenis
2. De rollen die je als leidinggevende hebt
3. De impactmakende taken en afleiders
4. Belangrijk vs urgent: de prioriteiten matrix
5. Prioriteiten matrix overlappingen
6. De ‘kwadrantenoorlog’ binnen een bedrijf of team
7. Neem als leidinggevende de heli-covey-view aan
8. Prioriteiten stellen voor effectiever leiderschap
9. Mensen zoeken ook naar

Volg Tijdwinst.com als betrouwbare bron in Google

Wat betekent prioriteiten stellen?

Volgens woordenboeken, encyclopedieën en taaladviesbureau is prioriteiten stellen:

• Iets wat voorrang heeft
• Iets rangschikken op belang
• Voorkeur

Kun je nog niks mee, denk ik. Daarom zou ik zelf prioriteren omschrijven als: bepalen welke taken, doelen of activiteiten het belangrijkst zijn en daarom voorrang krijgen. Je maakt bewuste keuzes over waar je jouw tijd, aandacht en energie aan besteedt. Niet alles kan immers tegelijk en niet alles is even belangrijk.

Als leidinggevende betekent prioriteiten stellen bijvoorbeeld dat je onderscheid maakt tussen taken die direct aandacht vragen, werkzaamheden die bijdragen aan langetermijndoelen en zaken die je kunt delegeren of schrappen. Met behulp van de Eisenhower matrix bepaal je wat urgent en belangrijk is. Zo voorkom je dat je voortdurend brandjes blust en houd je meer tijd over voor werkzaamheden die daadwerkelijk impact maken.

Welke rollen heb je als leidinggevende?

Voordat ik meer vertel over de prioriteiten matrix, is het handig om nog een stapje terug te gaan. Om te bepalen wat belangrijk voor je is, is het goed om te kijken naar de rollen die je op je werk vervult. Mijn eigen rollen zijn te vatten onder de afkorting O.M.A: Ondernemer, Manager en Artiest. Binnen deze verschillende rollen heb ik weer verschillende taken. Als artiest maak ik bijvoorbeeld de Tijdwinst Podcast, als ondernemer formuleer ik de bedrijfsvisie en strategie en als manager coach en stuur ik de teams aan.

Tijdens het opmaken van een balans kwam ik erachter dat ik graag meer tijd wilde besteden aan de werkzaamheden van de artiest, maar in werkelijk hield ik het grootste deel van mijn tijd bezig met administratieve sh*t. Een wake-up call om het anders te gaan doen: meer tijd besteden aan mijn ambities en passies.

Via de volgende vragen kom je er zelf achter wat jouw rollen zijn:

• Noem 3 tot 4 kerncomponenten van je functie
• Bepaal hoe je deze kerncomponenten graag zou willen verdelen
• Kijk naar hoe je nu je tijd besteedt
• Wat vind je van het verschil tussen de realiteit en hoe je het graag zou willen zien?

Misschien kom je er nu wel achter dat je veel tijd kwijt bent aan het bijhouden van administratie en zou je veel liever meer tijd willen besteden aan het plannen van groei en innovatieprojecten. Of ben je continu brandjes aan het blussen, terwijl je veel liever meer tijd wilt besteden aan het opbouwen van samenwerkingsverbanden.

Wat zijn de impactmakende taken en afleiders?

Wanneer je weet wat je rollen zijn en hoe je (graag) je tijd verdeelt over deze rollen, is het tijd om op een rijtje te zetten wat je precies doet. Zo zijn er taken die impact maken op de lange termijn (keien), taken die impact maken op de korte termijn (kiezels) en dingen die je doet die je afleiden van het grotere geheel (zand).

Voorbeelden van zand, keien en kiezels:

• Een presentatie voorbereiden voor een belangrijke vergadering (kiezel)
• Het ontwikkelen van een strategisch plan voor groei voor de komende 5 jaar (kei)
• Werk van anderen wat al goed is perfectioneren (zand)

Wat is nu belangrijk vs urgent? De prioriteiten matrix helpt

Om prioriteiten te stellen in je leven, werk of relatie is het handig om gebruik te maken van de Eisenhower matrix. Hoewel de naam doet denken dat deze matrix is bedacht door Eisenhower (voormalig president en generaal van Amerika) heeft Stephen Covey dit gedaan. Wel heeft hij zich laten inspireren door een quote die Eisenhower zei (die hij op zijn beurt weer van iemand anders had). Zo zei Eisenhower:

“I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important and the important are never urgent.”

Stephen Covey werd geïnspireerd door deze uitspraak voor zijn time managementsysteem: de Eisenhower matrix. Deze matrix richt zich op twee vragen:

1. Is het urgent?
2. Is het belangrijk?

Door deze twee vragen met elkaar te combineren, kom je uit op een matrix met vier verschillende kwadranten:

• A: urgent en belangrijk
• B: niet urgent, wel belangrijk
• C: urgent, niet belangrijk
• D: niet urgent, niet belangrijk

Kwadrant A: urgent en belangrijk – direct aanpakken

Binnen het eerste kwadrant vallen de taken die direct door jou uitgevoerd moeten worden. Doe je dat niet, dan hebben jij, je team of het bedrijf een probleem.

Prioriteit voorbeelden die onder dit kwadrant vallen:

• Een escalatie met een klant oplossen
• Een teamlid begeleiden met een urgente werkgerelateerde uitdaging
• Het oplossen van een probleem dat de productiviteit van het team belemmert
• Een onverwachte presentatie voor een belangrijke vergadering voorbereiden

Goed nieuws: weinig taken, om precies te zijn maar 5%, is daadwerkelijk urgent en belangrijk. Om erachter te komen of het zo’n urgente en belangrijke taak is, vraag je jezelf af: moet het nu? Met andere woorden: moet je nu alles uit je handen laten vallen om het op te lossen? Is het antwoord ja? Dan is het een taak voor kwadrant A.

Kwadrant B: niet urgent, wel belangrijk – inplannen

Wanneer iets niet nu moet, maar wel belangrijk is, is het een taak die je niet wilt vergeten. Daarom plan je deze taken in je agenda. Vergeet je dit? Dan is de kans groot dat het uiteindelijk een taak wordt die in kwadrant A terechtkomt. Zonde, want dat levert je stress op, terwijl je het allang af had kunnen hebben. Zet deze keien dus in kwadrant B.

Voorbeelden hiervan:

• Het opstellen van een strategisch groeiplan voor de komende 5 jaar
• Het coachen van je teamleden om hun vaardigheden te verbeteren
• Het ontwikkelen van een nieuwe workflow om processen te optimaliseren
• Het bouwen aan sterke relaties met klanten en strategische partners

Kwadrant C: urgent, niet belangrijk – delegeren

Er zijn taken die wel urgent zijn, maar het zijn taken die je kunt delegeren. Deze taken hoeven niet per se door jou gedaan te worden. Door deze taken te delegeren, houd je meer tijd over voor de zaken die wel voor jou urgent en belangrijk zijn.

Voorbeelden van deze prioriteiten:

• Het verzamelen en rapporteren van data voor een teammeeting
• Het beantwoorden van niet-complexe vragen van klanten of medewerkers
• Het organiseren van logistieke zaken, zoals het boeken van vliegtickets of een vergaderruimte
• Het goedkeuren van standaard administratieve verzoeken

In deze video spreek ik met Inge Martina Nysten, communicatie manager bij tijdwinst.com, nog wat uitgebreider over de Eisenhower Matrix. Check het hier:

Kwadrant D: niet urgent of belangrijk – elimineren

Wanneer je een lijst maakt van alles wat je doet, kom je ook zaken tegen die eigenlijk zonde van je tijd zijn. Dat niet alleen, ze zijn ook zonde van de tijd van iemand anders, dus wil je ze eigenlijk ook niet delegeren. Dit zijn taken die je het beste kunt schrappen. Voorbeelden van taken die weinig waarde toevoegen:

• Scrollen op social media onder werktijd
• Onnodig lange gesprekken of vergaderingen houden zonder duidelijke uitkomst
• Perfectionistische aanpassingen maken op zaken die geen strategisch belang hebben
• Zelf repetitieve taken uitvoeren die geautomatiseerd kunnen worden

Wil je nog meer leren over productiviteit en effectief leiderschap? Luister dan naar de Tijdwinst Podcast of volg me op Instagram.

Hoe ontstaan prioriteiten matrix overlappingen?

Het opstellen van mijn prioriteitenlijst in de matrix heeft mij geholpen om keuzes te maken. Dankzij de duidelijke prioriteiten is het makkelijker om te focussen op wat belangrijk is. Andere taken delegeer je of elimineer je. Als je taken niet delegeert of weer terugneemt, nemen je teamleden nooit verantwoordelijkheid. Terwijl jij met extra werk achterblijft.

Zoals je begrijpt, overlap je bepaalde taken in de matrix van je teamleden. Zo heb jij het verzamelen en rapporteren van data voor een teammeeting in kwadrant C gezet. Bij je teamlid staat deze taak in kwadrant B. En om de data nog mooi vorm te geven, heb je een ander teamlid gevraagd het nog te verwerken in een infographic. Deze taak staat in haar prioriteitenschema in kwadrant A, omdat ze het direct moet verwerken voor de vergadering van de volgende dag.

De ‘kwadrantenoorlog’ binnen een bedrijf of team

Soms ontstaat er, zoals ik het noem, een ‘kwadrantenoorlog’. Hierbij ontstaat er discussie, frustratie of irritatie. Dit kan komen, omdat een collega alles schaart onder kwadrant A. Zo hebben wij in een training weleens een docent gehad die ‘s avonds laat of in het weekend collega’s mailde en belde over e-mails van ouders.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Bjorn Deusings | Productiviteitsexpert (@bjorndeusings)

Of een discussie ontstaat omdat een collega zich niet houdt aan bepaalde afspraken. Zoals een accountmanager die elke klantvraag doorzet naar de supportafdeling, terwijl over bepaalde vragen is afgesproken dat deze niet meer worden uitgevoerd.

Hoe voorkom je een ‘kwadrantenoorlog’?

Gelukkig is een ‘kwadrantenoorlog’ te voorkomen. De oplossing: heldere communicatie. Zo helpt het om samen met je bedrijf, afdeling of team een Eisenhower matrix op te stellen. Bepaal samen wat jullie belangrijk vinden, wat als er dringend wordt gezien en wat niet. Door de matrix samen op te stellen, leggen jullie gelijk wat regels vast. Verbreekt een van je teamleden toch een afspraak? Dan kun je heel gemakkelijk diegene ‘terugfluiten’ en vertellen wat de afspraak is.

Hoe neem je als leidinggevende de heli-covey-view aan?

Zelf heb ik lang gestruggeld met alles zelf willen doen en niemand willen teleurstellen. Daarom ben ik mijn functie gaan evalueren, wat mijn rollen waren en wat ik deed. Vervolgens bepaalde ik wat mijn keien, kiezels en zand waren, wat ik zelf wilde blijven doen en wat ik moest gaan delegeren. Maar ook heb ik een hoop taken geschrapt.

Eens in de zoveel tijd pak ik mijn Eisenhower matrix er weer bij, om een helikopterview te krijgen. Ik zie weer goed wat mijn prioriteiten zijn, begrijp wat anderen om mij heen willen en kan beter bespreken waar de schoen wringt. In mijn boek Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is – Elke dag met de juiste dingen bezig zijn lees je nog veel meer over hoe je prioriteiten stelt en hiervoor tijd maakt.

In deze video leg ik je in een notendop uit waar mijn nieuwste boek over gaat.

Conclusie: prioriteiten stellen dus voor effectiever leiderschap

Prioriteiten stellen is een onmisbare vaardigheid voor elke leidinggevende of manager. Door de Eisenhower matrix toe te passen, is het mogelijk om helder onderscheid te maken tussen wat urgent, belangrijk of beide is. Het helpt je gefocust te blijven op de zaken die er echt toe doen en om slimmer om te gaan met je tijd en energie.

Of het gaat om brandjes blussen, strategische plannen maken of taken delegeren; deze aanpak zorgt voor meer overzicht. Daarnaast versterkt het je rol als leidinggevende of manager. Door regelmatig je taken te evalueren en met je team duidelijke afspraken te maken, voorkom je chaos en verbeter je de samenwerking. Pak dus die heli-Covey-view en zet je prioriteiten in lijn met wat je echt wilt bereiken: voor jezelf en je team.

Björn Deusings,
Productiviteitsexpert en persoonlijke effectiviteitscoach

Meer lezen?

Volg ons op Instagram, LinkedIn, Facebook, Pinterest, X en Threads voor dagelijkse updates en inspiratie. Onze platforms helpen jou op weg naar een georganiseerder, krachtiger en productiever leven!

Of lees deze artikelen:

• Hoe kun je je focus verbeteren? Zo neem je de regie over je aandacht
• Prioriteiten stellen als een pro? Gebruik het Eisenhower model
• Proactief vs reactief werken: waarom reactief vaak wint (en hoe je beter prioriteiten stelt)
• Een boek per week lezen? Kwestie van prioriteiten stellen (4 tips)
• Hoe prioriteiten stellen? Gebruik de ‘ABCDE’-Methode

Veelgestelde vragen over prioriteiten stellen als leidinggevende

• Hoe stel ik de juiste prioriteiten?

  Of je nu prioriteiten wilt stellen in je relatie of op je werk: begin bij het maken van een lijst wat je allemaal doet. Vervolgens verdeel je al je taken en dingen die je doet onder de kwadranten van de Eisenhower matrix. Hierdoor zie je heel duidelijk waar je focus op mag liggen.

• Hoe moet ik prioriteiten stellen in mijn leven?

  Als je zoekt naar de prioriteiten betekenis, lees je dat je voorrang geeft aan bepaalde zaken. Vind jij vriendschappen belangrijk? Dan geef je meer voorrang aan afspreken met vrienden. Vind je creativiteit belangrijk? Dan is het belangrijk dat je daar meer tijd aan besteedt. Bepaal dus eerst wat je belangrijk vindt in je leven.

• Waarom is prioriteiten stellen belangrijk?

  Zonder prioriteiten doe je van alles wat. Je houdt je met alles bezig, maar daardoor bereik je niet wat je wilt bereiken. Stel je bent een atleet, dan is het belangrijk dat je je focust op trainen en gezonde voeding. Wanneer je daarnaast ook nog eens bezighoudt met allerlei andere zaken, heb je minder tijd voor je trainingen. Waardoor je geen olympisch kampioen wordt.

• Hoe kom je erachter wat jouw prioriteiten zijn?

  Bepaal eerst wat je rollen zijn, wat je doet en hoe je je tijd het liefst invult. Maak daarna een Eisenhower matrix en vul al de dingen die je doet onder de kwadranten. Kijk naar wat voor jou belangrijk is en wat urgent is, waar jij verantwoordelijk voor bent en wat je kunt delegeren. En schrap alles wat niet belangrijk en niet urgent is.

• Wat is de Eisenhower Matrix en hoe helpt het bij timemanagement?

  De Eisenhower matrix is een matrix die je helpt prioriteiten te stellen. De matrix bestaat uit vier kwadranten. Hierdoor zie je wat je direct moet doen, wat je moet inplannen, wat je moet delegeren en wat je moet elimineren. Waardoor je tijd vrijmaakt voor wat echt belangrijk is.

• Hoe onderscheidt Covey ‘dringend’ van ‘belangrijk’ en waarom is dit onderscheid cruciaal?

  Dringend zijn zaken die nu gedaan moeten worden. Je moet het nu doen, binnen een half uur, anders heb je een probleem. Belangrijk is iets wat je niet wilt vergeten, maar het hoeft niet meteen. Daarom plan je deze taken in. Het onderscheid hiertussen is belangrijk, want als je alles onder urgent schaart, haal je een hoop stress op je hals.

• Wat betekent de term ‘Kwadrantenoorlog’ en hoe ontstaat zo’n situatie?

  De ‘kwadrantenoorlog’ is een term die ik (Björn Deusings) heb bedacht. Dus niet door soChicken Jelle in het soChicken Broednest. Het ontstaat wanneer er onenigheid, frustratie of irritatie is over taken die zijn ingedeeld in de Eisenhower matrix. Het gebeurt vaak doordat teamleden verschillend denken over wat urgent en belangrijk is en niet goed communiceren.

• Hoe kun je effectief beslissen welke taken in kwadrant A, B, C of D thuishoren?

  Door de volgende vragen te stellen:

  1. Is het urgent en belangrijk? → Kwadrant A
  2. Is het niet urgent, maar wel belangrijk? → Kwadrant B
  3. Is het urgent, maar niet belangrijk (niet onder jouw verantwoordelijkheid)? → Kwadrant C
  4. Is het niet urgent en niet belangrijk? → Kwadrant D

• Waarom is het belangrijk om taken te delegeren of te schrappen en hoe doe je dat zonder schuldgevoel?

  Als je taken niet delegeert of schrapt, houd je geen tijd meer over voor de taken die echt belangrijk voor je zijn. Taken delegeren zonder schuldgevoel doe je door de persoon ervan te verzekeren dat je ze goed overdraagt.

• Wat is het verschil tussen keien, kiezels en zand binnen deze matrix?

  De kiezels en keien zijn de taken die je in kwadrant B zet: ze zijn belangrijk, maar hoeven niet urgent te zijn. Ze worden wel urgent als je ze niet in de agenda zet. Zand zijn dingen die je doet, maar die geen impact maken. Ze horen onder kwadrant D.

• Hoe helpt de matrix om balans te vinden tussen persoonlijke prioriteiten (O.M.A.) en externe verwachtingen?

  Doordat je de matrix invult, zie je heel duidelijk wat voor jou urgent en belangrijk is. Daardoor is het veel gemakkelijker om dit te communiceren naar anderen. Hierdoor manage je de verwachtingen van anderen: je doet iets wel of niet en de reden waarom weet je ook.

• Welke uitdagingen komen vaak voor bij het delegeren van taken in kwadrant C?

  Sommige mensen vinden delegeren lastig, omdat ze zich graag collegiaal willen opstellen, klantvriendelijk willen zijn of niet assertief genoeg zijn. Het is goed om je te beseffen dat de taken in kwadrant C niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Anderen groeien door hun verantwoordelijkheid op te pakken.

• Hoe voorkom je dat taken uit kwadrant B (belangrijk, niet dringend) op het laatste moment dringend worden?

  Taken uit kwadrant B wil je niet vergeten. Daarom plan je ze in je agenda. Zet ze letterlijk in je agenda, maak er taken van op je to-dolijst en plan meetings in als het gaat om besprekingen met anderen.

• Waarom is communicatie essentieel om een kwadrantenoorlog te voorkomen, en welke tips geeft het boek om dit te bereiken?

  Door te communiceren over wat belangrijk is, wat urgent is en wat niet belangrijk of urgent is, weten anderen wat je wel en niet oppakt. Door samen met je afdeling, team of bedrijf een matrix op te stellen en deze duidelijk te communiceren, weet iedereen wat wel en niet gedaan moet worden.