We werken niet alleen samen omdat het gezelliger is om in een groep te werken. Samen kom je namelijk verder dan in je eentje. Maar hoe leer je jouw werknemers wat resultaatgericht samenwerken is? Al die meetings, emails en telefoontjes tussendoor helpen hier niet aan mee. De oplossing hiervoor is om minder bezig te zijn met elkaar te storen, en het anders aan te pakken.
Wat is RGS werken?
RGS werken is de afkorting van resultaat gericht samenwerken. Maar wat is resultaatgericht samenwerken nou, en wat houdt het in? Het doel van rgs werken is dat bij het samenwerken het gezamenlijk doel voor ogen gehouden wordt. Je werknemers gaan daarna aan de slag om dit doel zo efficiënt, en goed mogelijk te bereiken.
Om dit te bereiken zijn een aantal dingen nodig:
- Iedereen heeft hetzelfde doel voor ogen, deze is daarbij voor iedereen concreet en helder.
- Iedereen heeft zijn eigen verantwoordelijkheden, en neemt deze verantwoordelijkheden ook.
- Tussentijds wordt er gecommuniceerd. Er wordt afgestemd wie wat doet, hoe dat gaat verlopen en of er obstakels op het pad zijn. Speelt er iets, of dreigt een deadline gemist te worden? Dan is het belangrijk dat het op tijd aangegeven wordt.
- Er wordt gebruik gemaakt van elkaars expertise. Daarnaast moet het team elkaar kunnen vertrouwen dat iedereen zich aan de afspraken houdt, en deze zo goed mogelijk nastreeft. Micromanagement is verleden tijd.
- Het team waardeert elkaar en spreekt dit ook uit, daarnaast wordt ook constructieve feedback gegeven als zaken niet lopen hoe ze zouden moeten gaan.
- Efficiëntie staat voorop. Er wordt genoeg tijd gestopt in belangrijke zaken om deze zo goed mogelijk af te ronden. Tijdrovende acties, zoals lange overleggen, perfectionistische neigingen of veel heen en weer gemail of gebel.
- Er is een helder werkproces, een passende werkverdeling en de juiste systemen zijn aanwezig om efficiënt samen te werken.
Het is vergelijkbaar met een sportschool
Resultaat gericht werken is vergelijkbaar met een bezoek aan de sportschool. Zodra je de sportschool inloopt zie je verschillende groepen mensen. Zo zijn er de fanatieke sporters, die met een doel naar binnen lopen. Alles in hun trainingschema draait erom om dit doel te bereiken. Denk hierbij aan het eten, de oefeningen die ze doen en de hoeveelheid keren dat ze naar de sportschool toe gaan.
Daarnaast zijn er ook mensen die zonder concreet doel de sportschool betreden. Zij kiezen eerder voor de apparaten die nog vrij zijn, of maken liever een praatje dan een nieuwe set te doen. Gericht trainen zit er niet in. Ze gaan niet fanatiek aan de slag om per dag bepaalde spiergroepen te trainen, of om hun conditie op peil te krijgen. Ze doen maar iets, en voor hen is dat prima. Maar het zal niet het gewenste resultaat voor hen opleveren.
Zoals bovenstaand voorbeeld laat zien bereik je net als de fanatieke sporter met een duidelijk doel voor ogen meer, in minder tijd. Pak je dit zonder gericht doel aan, dan bereik je ooit die resultaten wel maar het kost je uiteindelijk meer tijd en meer moeite.
Dit geldt ook op kantoor
Bij kantoorwerk is het niet anders dan dit voorbeeld. Wanneer er meetings gehouden worden omdat er op donderdag altijd meetings gehouden worden, of wanneer er geen helder doel voor ogen is en daarbij ook nog niet concreet is hoe dit doel bereikt gaat worden, dan is de kans klein dat het doel überhaupt behaald gaat worden. Het is niet mogelijk om vooruit te komen op deze manier, maar dit kun je meer aan het toeval danken dan dat het een gericht plan is.
Je werknemers hebben ook een heldere doelstelling en concrete stappen nodig om dat doel te behalen. Dat is de essentie van resultaatgericht samenwerken. Je wilt dat de samenwerking zo ingezet wordt, dat iedere dag stappen gezet worden om dit doel te bereiken.
Je wilt dat iedereens taken helder zijn, er constructieve feedback gegeven wordt als er verkeerde stappen worden gezet, een heldere planning die sturing en houvast geeft en ervoor zorgen dat iedereen de stappen zet die voor hem of haar haalbaar zijn. Zo bereik je het beste resultaat, in zo min mogelijk tijd. Dat is waar RGS voor staat.
Hoe doe je dan resultaatgericht samenwerken?
Er is geen wonder formule om dit voor elkaar te krijgen, maar het is ook niet enorm lastig om het voor elkaar te krijgen. We hebben een aantal tips voor je die je het juiste resultaatgerichte pad op helpen.
1. Vermijd afleiding
Resultaatgericht werken houdt ook in dat je werknemers niet afgeleid worden door alles wat op hun pad komt terwijl ze naar het doel toewerken. Dit houdt in dat er geen onnodige mails verstuurd of geopend worden, meetings die worden ingepland ook echt een doel hebben of dat er veel te veel tijd besteed wordt aan het zetten van de puntjes op de i.
Dingen die daarbij kunnen helpen zijn:
- Moedig het gebruik van een 1-op-1 lijst aan. Als iedereen minder vaak gestoord wordt, betekent dit ook dat er meer gedaan wordt. Hier is ook de 1-op-1 lijst uit ontstaan. Op die lijst wordt per collega genoteerd wat voor vragen of verzoekjes die persoon heeft. Deze lijst wordt dan dagelijks, of wekelijks afgewerkt. Zo hoeven je werknemers elkaar niet meer voor ieder klein ding te storen.
- Moedig multitasken niet aan. Niemand kan multitasken, nee ook niet als jij denkt dat het bij jou wel goed gaat. Het is veel efficienter als iedereen zich focust op één taak, pas als deze afgerond is wordt er een volgende taak gestart.
2. Werk mails weg volgens de OHIO-methode
We bedoelen hier niet de staat in Amerika, maar dit staat voor Only Handle It Once. Vertaald houdt dit in dat elke mail, in één keer afgerond wordt. Dit houdt niet in dat zodra er een mail binnenkomt, deze meteen verwerkt wordt. Moedig het aan om mails op een paar momenten per dag te bekijken.
Hierbij worden alle mails die er op dat moment zijn verwerkt. Dus mails worden weggegooit, gearchiveerd als ze belangrijk zijn en taken of afspraken die in de mails staan worden in een agenda of takenlijst verwerkt.
3. Spreek een communicatiemethode af voor spoedgevallen
Bij een samenwerking in een project gaan er regelmatig dingen zijn die haast hebben en tussendoor gedaan moeten worden. Worden er dagelijks al veel mails verstuurd, dan is het handig om zo’n vraag niet via mail te versturen. Bovendien horen spoedgevallen helemaal niet via mail verstuurd te worden.
Maak afspraken over wat echt dringend is, niet alles wat dringend lijkt is dringend. Bepaal daarnaast ook een manier hoe er met elkaar gecommuniceerd wordt als er echt iets dringends is. Kies er voor om elkaar alleen te bellen als iets haast heeft. Zo weet iedereen, als ik gebeld wordt, is het ook echt belangrijk.
4. Maak gebruik van een timemanagement-systeem
Gebruik een timemanagement-systeem om alle data en afspraken te noteren én om werk te managen. Een slim timemanagement-systeem is als volgt opgebouwd:
- Noteer in de agenda alle afspraken en grote taken.
- Zet alle kleinere taken in een takenlijst (of gebruik een handige takenapp, zoals Todoist) en noteer daarin ook bespreekpunten.
Daarnaast is het voor samenwerken vaak handig om samenwerkingstools te gebruiken. Asana, Monday en Trello zijn onze favoriete tools. Met elk van die tools kan iedereen op elk moment overzicht houden over het project en zijn aandeel daarin.
5. Plan een wekelijks reflectiemoment in
Dit houdt in dat er één moment per week ingepland wordt waarbij wordt gekeken hoe die week verlopen is. Wat ging er goed in die week, wat kon er beter? Kijk daarnaast ook naar de week erna, wat staat er die week op, moet er nog iets voorbereid worden?
Dit reflectiemoment zorgt ervoor dat niemand achter de feiten aan hoeft te lopen. Op deze manier ontstaat ook een realistische planning, en kun je op een oogopslag zien wat er die week lukt en wat niet.
6. Schat tijd ruimer in.
Dat noemen wij de Wet van Patrick. Eén van onze timemanagement-experts (die heel toevallig Patrick heet) heeft dit principe bedacht. Het zit zo: vaak zijn we nogal optimistisch bij het maken van een planning.
Je denkt dat het binnen een uur afgerond is, maar diep van binnen weet je dat 1,5 uur een realistischere planning is. Plan op zo’n moment dan ook 1,5 uur in.
Wanneer dingen niet realistisch gepland worden, gaan zaken afgeraffeld worden, onstaat er onnodige stress en worden de resultaten er niet beter op. Schat het daarom ruimer in. Dit doet het resultaat alleen maar goed.
7. Kijk kritisch naar waar tijd naartoe gaat
Dat is de Wet van Parkinson, deze komt op het volgende neer
Het werk neemt haast automatisch de tijd in die je ervoor had gepland.
Je herkent het misschien wel. Je plant 1,5 uur in voor een meeting met een klant en stuurt een Teams-uitnodiging voor die tijd. De kans is dan klein dat jullie na 1 uur elkaar al de hand schudden om afscheid te nemen. De tijd die je inplant, vult zich vaak vanzelf met werk of overleg.
Onze tip hierbij is dan ook: kijk hier kritisch naar, was deze tijd echt nodig voor deze taak of meeting? Is de tijd efficiënt gebruikt, of is er toch tijd verloren gegaan aan onnodige zaken? Plan daarom realistisch in hoeveel tijd er voor iets gebruikt wordt.
De laatste tip: focus op het resultaat, niet hoe druk iedereen is
We zien het vaak, mensen die graag laten zien dat zij het enorm druk hebben. Maar het draait er niet om hoeveel uur er aan iets besteedt wordt, het gaat erom wat er in die uren gedaan wordt.
Het gaat niet om hoe druk iedereen is. Het gaat erom of de gezamenlijke resultaten behaalt worden waar naartoe gewerkt wordt. Maak dáár de prioriteit van en zet stappen die nodig zijn om jouw team dit te laten bereiken.
Meer lezen over resultaatgericht werken?
Over dit onderwerp, of andere toepasselijke onderwerpen delen wij nog veel meer. Op deze site, maar ook op Instagram. Dus volg ons ook zeker daar voor meer tips over onder andere timemanagement en feedback geven. Wil je daarnaast een kijkje achter de schermen krijgen? Volg dan Björn ook. Hij is onze productiviteitsexpert én de directeur van Tijdwinst.
Veelgestelde vragen over resultaatgericht samenwerken
Wat zijn de nadelen resultaatgericht samenwerken (RGS)
Hoewel resultaatgericht samenwerken vele voordelen biedt, zoals verhoogde efficiëntie en duidelijkheid in doelstellingen, zijn er ook enkele nadelen te overwegen:
- Verminderde flexibiliteit: strikte focus op resultaten kan de ruimte voor creativiteit en innovatie beperken. Teams kunnen minder geneigd zijn om buiten de gebaande paden te denken als de doelen te specifiek of beperkend zijn.
- Stress en werkdruk: de druk om specifieke resultaten te behalen kan stress en een verhoogde werkdruk veroorzaken, vooral als de doelstellingen als onrealistisch worden ervaren.
- Verwaarlozing van ersoonlijke ontwikkeling: in een strikt resultaatgerichte aanpak kan er minder aandacht zijn voor persoonlijke groei en ontwikkeling van medewerkers, omdat de nadruk vooral ligt op het behalen van de doelstellingen.
Het is belangrijk om deze nadelen in overweging te nemen en een evenwicht te vinden tussen het sturen op resultaten en het behouden van een positieve, flexibele en ondersteunende werkomgeving.
Wat is resultaatgericht?
Resultaatgericht betekenis
Resultaatgericht zijn houdt in dat je je concentreert op het behalen van specifieke doelen of resultaten. Het gaat om het stellen van duidelijke doelstellingen en het systematisch nemen van stappen om die te bereiken. In plaats van alleen maar activiteiten uit te voeren, meet je succes aan de hand van de daadwerkelijke uitkomsten en resultaten die je behaalt. Dit vereist planning, doelgerichtheid, en vaak het bijstellen van aanpak op basis van feedback en resultaten om zo effectief mogelijk je doelen te realiseren.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van assertiviteit, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Tijdwinst.com
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
