Helaas. Er bestaat geen one size fits all-communicatiewijze. De manier waarop je met een teamlid communiceert verschilt altijd per situatie en per teamlid. Toch kunnen we vier soorten gesprekken onderscheiden — ieder met een eigen specifieke benaderingsmethode. Herken ze zodat je weet hoe je een gesprek bijstuurt.
Je bevindt je gedurende de dag in tal van conversaties. Met klanten, het management maar vooral met je eigen team. Je stuurt hen aan, bespreekt ideeën of voorziet hen van constructieve feedback.
En doorgaans verloopt dit prettig: je kunt jouw zegje doen en de collega in kwestie luistert. Vaak volgt daar weer een reactie op waardoor er een dialoog ontstaat. En dat is nuttig; niet alleen zodat je op die manier ideeën kunt uitwisselen, maar ook omdat het jullie band versterkt.
Toch doet er zich soms miscommunicatie voor. Wat je zegt lijkt niet aan te komen of je hebt geeneens de mogelijkheid om zelf iets in te brengen. Een collega gijzelt het gesprek als ware of vertoont zulke intense emoties dat het gesprek uit de hand dreigt te lopen. Bijvoorbeeld omdat je hem van negatieve feedback hebt voorzien.
Belangrijk is dan dat je het heft weer in eigen handen neemt. Dat jij, als leidinggevende, het gesprek terug leidt naar een constructieve conversatie.
Om de controle over het gesprek terug te pakken, zul jij alleen wel moeten weten in welk soort gesprek jij je bevindt. Dat bepaalt namelijk hoe je van wal steekt, op welke manier je luistert en wat je doet om het gesprek succesvol te laten verlopen. Om jou daarbij te helpen, bestaat er 1 handig model:
Deze 4 verschillende soorten gesprekken zijn er
We kunnen een aantal soorten gesprekken onderscheiden. Vooral wanneer we dat onderscheid op twee manieren maken, zien we dat er vier concrete gespreksvormen zijn. We gebruiken hier de volgende twee factoren en leggen deze over elkaar:
De eerste factor houdt rekening met de richting waarin de communicatie verloopt: is het een- of tweerichtingsverkeer? Met andere woorden: is er voornamelijk één persoon aan het woord en luistert de andere (of de rest) óf spreken en luisteren jullie beiden?
De tweede factor behandelt het doel van het gesprek. Met welke reden vindt de conversatie plaats? Is het om een ander (of een groep) te overtuigen of is het vooral informatie leveren? Met andere woorden: is de toon samenwerkend of competitief?
Indien je die twee factoren kruist, ontstaat er een model waarin vier soorten gesprekken te zien zijn:
De Toespraak (samenwerkend, eenrichtingsverkeer)
Je voert een gesprek met een teamlid met het doel hem of haar van informatie te voorzien. Je geeft bijvoorbeeld een korte presentatie over de aanpak die jullie vanaf volgende maand gaan implementeren. Jij vertelt, de ander luistert.
Dit kan ook andersom. Het teamlid voert het woord en jij luistert aandachtig. Hij legt bijvoorbeeld aan de hand van een paar uitgewerkte voorbeelden uit waarom hij voor een bepaalde strategie heeft gekozen.
De Tirade (competitief, eenrichtingsverkeer)
Jij bent aan het woord met het doel het teamlid te overtuigen. Dat kan zowel op een positieve als negatieve wijze. In dit geval steek je hem een hart onder de riem. Na een tamelijk rotte periode wil je hem weer zelfvertrouwen geven en zijn rol binnen het team veiligstellen. Jij praat, hij luistert.
Op een negatieve, omgekeerde manier kun je denken aan een situatie waarin het teamlid het niets eens is met een beoordeling die jij hem hebt gegeven. Met tranen in zijn ogen en een stem die haast overslaat, vertelt hij je dat je het bij het verkeerde eind hebt. Het is een gevoelige kwestie. Hij praat (of nou ja: tiert), jij luistert.
De Dialoog (samenwerken, tweerichtingsverkeer)
Jij en het teamlid voeren samen een gesprek. In dit geval bespreken jullie de vacature die jullie samen gaan uitzetten. Waar zijn we naar op zoek? Wat vind jij? Hoe zou jij dit beschrijven? Om de beurt spreken jullie en stellen jullie vragen, waarna de ander deze beantwoord. Hiermee vergaren jullie zowel info, als dat jullie de band versterken .
Het Debat (competitief, tweerichtingsverkeer)
Hoewel jullie beiden aan het woord zijn en ook luisteren naar wat de ander te zeggen heeft, is dit vooral met het doel de ander te overtuigen van jouw eigen gelijk. Dat hoeft niet negatief te zijn, hoor. Dit kan een schappelijke discussie zijn over welke klant voorrang krijgt tot aan een onderhandeling over arbeidsvoorwaarden.
Al deze gespreksvormen zijn goed. De één is niet beter dan de ander, besef dat. Het is volledig afhankelijk van de situatie welke gespreksvorm het beste uit de verf komt.
Soms kun jij als leidinggevende jouw boodschap namelijk beter overbrengen door middel van een tirade, bijvoorbeeld wanneer je jouw team op een positieve manier wil aanmoedigen. Soms heb je meer aan een dialoog. Soms is een debat de beste keuze.
Met andere woorden: iedere vorm is geschikt. Het is de boodschap die bepaalt welke gespreksvorm je kiest. Houd jezelf daarom regelmatig een spiegel voor wanneer jij het gevoel hebt dat jouw boodschap niet aankomt: gebruik wel je wel de juiste gesprekssoort?
Zo kun jij het heel schappelijk vinden om een dialoog te houden over het meermalig te laat komen van een teamlid, maar zou je meer bereiken met een tirade. Aan jou om de juiste vorm te kiezen.
Bijsturen indien een gesprek de verkeerde kant op gaat
Nu heb je niet altijd invloed op het soort gesprek dat jij en een teamlid voeren. Want stel dat jij begint met een dialoog; het kan zomaar zijn dat jouw feedback niet goed landt en dat hij uitwijkt naar een tirade. Wat doe je dan?
Met andere woorden: hoe breng je een gesprek terug naar zijn oorspronkelijke vorm wanneer deze uit de hand dreigt te lopen? Simpel: je stuurt bij.
Om een constructief en vruchtbaar gesprek te kunnen voeren, zul je soms aan de teugels moeten trekken. Zeker wanneer een teamlid emotioneel wordt en het gesprek richting een tirade wilt laten gaan. In zo’n geval bedenk je je wat het doel van het gesprek is (informatie delen, een band opbouwen, hem overtuigen van jouw gelijk of stoom laten afblazen). Werk daar vervolgens naar toe.
Laten we naar twee voorbeelden kijken:
Voorbeeld 1: van tirade naar dialoog
Tijdens jullie evaluatiegesprek wijs jij het teamlid erop dat hij de laatste tijd weinig eigen initiatief toont. Aan de hand van de 4 G-methode leg je uit waaraan je dat merkt en wat je verwacht dat hij voortaan doen.
En hoewel het teamlid in het begin nog openstaat voor het gesprek en ook een schappelijk dialoog met je voert, merk je dat het hem in het verkeerde keelgat schiet. In plaats van nog langer te luisteren, schiet hij in de verdediging en legt jou haarfijn uit waarom je het bij het verkeerde eind hebt. Je krijgt er geen speld tussen.
Om te voorkomen dat dit “gesprek” uit de hand loopt, breng je zijn tirade tot een einde. Dit kun je heel eenvoudig doen door letterlijk te benoemen wat je observeert:
“Tom, ik onderbreek je hier even. Ik merk dat jou dit hoog zit en dat we tal van dingen moeten bespreken, maar dit is niet de manier waarop. Je bent nu vooral aan het spuien en dit maakt de situatie er niet beter op.”
Vervolgens neem je de controle terug en stuur je het in de richting van een dialoog door hem open vragen te stellen, actief en empathisch te luisteren:
“Laten we even een stapje terug doen. Kun je me vertellen waarom jou dit zo raakt?”
Voorbeeld 2: van tirade naar debat
Een brainstormsessie is er om ideeën te bespreken en hierover te debatteren. Alleen merk je deze keer dat een teamlid zich een bepaalde keuze wel heel erg toegeëigend. In plaats van de voor- en nadelen te bespreken, schiet hij in de verdediging en blijft koppig volhouden dat zijn optie de beste is — my way or the highway.
Er is dan ook helemaal geen ruimte meer voor een andere denkwijze. Killing voor jouw creativiteit natuurlijk, maar ook voor de sfeer. Je zal ‘m daarom op een nette manier duidelijk moeten maken dat er meer wegen naar Rome leiden dan enkel zijne.
Luister met oprechte interesse naar wat hij te zeggen heeft en wacht dan tot hij het eind van zijn zin bereikt. Vervolgens geef je op een subtiele wijze aan dat jij het hier niet mee eens bent.
“Bedankt voor je inbreng, Tom. Ik ben het persoonlijk niet met ieder punt eens, maar het is altijd goed om de situatie op een nieuwe manier te bekijken. Dank daarvoor.”
Je wijst hiermee niet gelijk zijn ideeën af, maar toont aan dat je het waardeert dat hij er een sterke mening over heeft. Dat is prima. Om het gesprek weer te openen en terug te brengen naar een gezond debat, stel je weer een vraag:
‘Wil je weten hoe ik het voor me zie?’
Stemt het teamlid in, vertel dan de wijze waarop jij het probleem wil benaderen. Houd het objectief, focus je op feiten en blijf vooral kalm. Het is immers een debat, je wil nu niet zelf in een tirade verzeild raken.
Haakt het teamlid daar weer te competitief op in of wordt je onderbroken, herinner hem er dan aan dat je vroeg of hij wilde weten hoe jij er naar kijkt. Je wil graag je verhaal afmaken, als dat mag. Bedank hem nadien voor het luisteren.
Merk je nu dat het teamlid alsnog de hakken in het zand zet, kap het gesprek dan af. Het zal je dan niet lukken om nog een constructief gesprek te voeren. Je kunt dan wel de “boss-card” inzetten, maar je kunt beter wachten tot het teamlid is afgekoeld en het gesprek op een ander moment voortzetten.
4 verschillende gesprekstypes, ontelbaar veel manieren om ze te voeren
Als leidinggevende is het belangrijk dat je in gesprek ben en blijft met je teamleden. Enerzijds om informatie uit te wisselen, anderzijds om een band op te bouwen. De beste manier waarop dat doet… bestaat niet.
Ieder gesprek is anders dan de vorige, ieder teamlid is anders dan de volgende. Er bestaat dan ook geen kant en klare wijze waarop je op een constructieve wijze met je team communiceert. Het is aftasten en je daarop aanpassen. Soms ben je gebaat bij een tirade (zelfs wanneer deze negatief is), soms bereik je meer met een dialoog. Bekijk de situatie en pas op basis daarvan jouw gespreksstijl aan.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
