Wees geen dictator: onderhandelen zonder je positie te misbruiken (5 stappen)

Onderhandelen met een teamlid is een delicate kwestie. Je wil gehoor geven aan zijn wensen en ideeën, maar uiteindelijk neem jij de beslissing. Hoe je respectvol onderhandelt? Zonder je “boss card” te moeten trekken of jouw ideeën door te drammen? Simpel: wees geen dictator. Daarmee win je misschien op de korte termijn, maar schaad je meer dan je lief is. Zoek naar oplossingen die beiden aanspreken, dit 5-stappenplan helpt.

Onderhandelen: winnen op de lange- of kortetermijn?

Of het nou gaat om nieuwe arbeidsvoorwaarden of het opzetten van een nieuw project, jij als leidinggevende onderhandelt heel wat met je team af. Vaak zelfs onbewust. Zo doet je collega een voorstel, jij oppert iets en na een kort overleg bevinden jullie je op een middenweg: een nieuwe, onverwachte oplossing waar jullie beide tevreden mee zijn. 

Zo zou je iedere onderhandeling moeten ingaan, ongeacht of het over een salarisverhoging gaat of slechts over welke broodjes jullie voor tijdens de lunch bestellen:

Open, met het oog op een oplossing die wederzijds aanspreekt. Met de wil om desnoods samen naar een nieuwe oplossing te zoeken. Het laatste dat je namelijk wil is de “boss card” trekken: ‘Ja, maar ik heb het hier voor het zeggen, dus…’. 

Daarmee haal je op de korte termijn je gelijk, maar in the long run riskeer je dat het team zich voor je afsluit. Want waarom zouden ze nog nieuwe ideeën opperen? Tegen je ingaan wanneer ze het niet met je eens zijn? Of een nieuw voorstel aandragen? Wetende dat jij uiteindelijk toch je positie gebruikt om je gelijk te behalen.

Zoiets schaadt niet alleen de samenwerking, maar ook de wijze waarop het team naar je kijkt. Ze verliezen respect voor je en krijgen het gevoel dat hun kant het het verhaal toch niet deert.

onderhandelen

En nu heerst er op de werkvloer niet perse een democratie. Het is niet zo dat als vijf teamleden iets roepen, jij daar dan maar mee moet instemmen. “De meeste stemmen gelden” gaat niet altijd op. Dat zeggen we ook niet. 

We zeggen wél dat als jij een onderhandeling ingaat, het niet draait om jouw positie. Het moet geen ego-dingetje zijn. Het doel moet altijd zijn om de beste oplossing voor de situatie te vinden, ongeacht van wie die oplossing komt. 

Daarnaast zul je moeten beseffen dat je ook soms moet toegeven. Wanneer de relatie tussen jou en een teamlid ook maar enigszins wordt gekrenkt omdat jij niet wilt “zwichten” is de overeenkomst niet ideaal. Het doel moet altijd zijn om de relatie tussen beiden te verbeteren of tenminste te behouden.

Met andere woorden: wees geen dictator.

Als leidinggevende vervul je een bepaalde positie. Dat stelt je in staat uiteindelijke knopen door te hakken. Prima, doe dat. Zet je positie alleen niet in om je gelijk te behalen. Zeker niet wanneer jouw oplossing niet de beste blijkt voor de situatie of wanneer het de relatie met een teamlid schaadt.

Op de kortetermijn “win” je dan wel, maar op de langetermijn verlies je (er respect mee). 

Op basis hiervan kunnen we 3 criteria opstellen waaraan de ideale onderhandeling voldoet:

  • De overeenkomst voldoet aan de behoeften van beide partijen.
  • De relatie tussen beide partijen wordt verbeterd of op zijn minst behouden.
  • De overeenkomst is efficiënt.

Met dit laatste bedoelen we dat de oplossing binnen een redelijke tijd tot stand moet komen. In sommige gevallen moeten er geen uren overheen gaan voor jullie tot een gezamenlijke oplossing komen.

De oplossing moet daarnaast realistisch en uitvoerbaar zijn. Voorkom daarom de neiging om tijdens een onderhandeling te veel op te gaan in details en futiliteiten.

En dan:

In 5 stappen onderhandelen (zonder je boss card in te zetten)

Indien je een onderhandeling ingaat met iemand die je niet of nauwelijks kent, is één van de belangrijkste onderdelen het opbouwen van een band. Iemand die jou als een mens van vlees en bloed ziet zal namelijk net wat ontvankelijker zijn voor je overtuigingskracht, charmes en gesprekstechnieken.

Hier gaan we ervan uit dat je al een band met de persoon hebt. Dat hoeft geen innige te zijn hoor, maar vanuit jouw positie als leidinggevende kunnen we aannemen dat je het teamlid tot op zekere hoogte kent en een professionele relatie met de persoon hebt gevormd.

Laten we daarom meteen doorgaan naar het onderhandelen zelf. Wat doe je wel, wat doe je vooral niet?

Deze dingen:

onderhandelen

1. Zet je relatie met de persoon opzij

Dit lijkt tegenstrijdig met wat we hierboven zeggen, maar dat is het niet. Je wil een (goede) band met het teamlid hebben om op een respectvolle en open wijze het gesprek aan te gaan. Maar zodra het gesprek plaatsvindt is het wel belangrijk dat je emoties en de relatie scheidt.

Dat houdt niet in dat je hard, bot of afstandelijk overkomt, maar dat je op een zo eerlijke mogelijke wijze het probleem of de situatie benadert. Objectief in plaats van subjectief. Daarmee voorkom je juist dat je het op de man speelt of de persoon persoonlijk krenkt en komen jullie sneller tot de beste oplossing voor de situatie.

2. Achterhaal het belang van het teamlid

Ongeacht het onderwerp waarover jullie onderhandelen (arbeidsvoorwaarden of toch gewoon dat broodje): kom er zo snel mogelijk achter wat het teamlid precies vraagt, wil of verwacht. Niet alleen versterkt dat je onderhandelingspositie, het laat ook de communicatie gericht verlopen. 

En wie weet: zodra het teamlid zijn of haar wens uitspreekt, blijkt dat het helemaal niet zo veraf staat van wat jij zelf wil. Jullie kunnen dan samen zoeken naar een gemeenschappelijk oplossing. 

Dat het teamlid andere ideeën heeft over een aanpak wil niet zeggen dat het het tegenovergestelde is van wat jij wil. Zoek naar overeenkomsten en benut die.

3. Deel je eigen belang en je verwachtingen

Nu je een idee hebt van wat het teamlid wil, deel je jouw eigen visie: wat wil jij? Voorkom hierbij dat je in manieren of oplossingen denkt. Je wil voorkomen dat het teamlid naar deze punten luistert in plaats van naar jouw overwegingen. Daar kan een onderhandeling op vast lopen.

In plaats daarvan benoem je het gewenste eindresultaat en waarom dit voor jou belangrijk is. De manier waarop behandel je pas later. 

4. Zoek samen naar een oplossing die beiden aanspreekt

Pas nadat je jouw teamlid hebt vertelt over je eigen verwachtingen, vertel je hoe je daar denkt te komen. Hierbij wil je niet teveel in detail treden, weer om de onderhandeling niet te verliezen op futiliteiten. Houd het bij algemene richtlijnen.

Vergeet natuurlijk niet dat ook het teamlid bepaalde manier of oplossingen wilt zien. Vraag daar naar en wuif ze niet gelijk weg. Onthoud dat er niet één perfecte oplossing bestaat, maar dat er meerdere manieren zijn om een kwestie op te lossen.

Maak er daarom een kleine brainstormsessie van: op welke manier kunnen we tot een gemeenschappelijke oplossing komen. En zijn we het hier ook beiden over eens?

5. Maak het concreet

Uiteindelijk zul je tot een akkoord moeten komen: een ‘ja’ of ‘nee’ of een concrete afspraak, zoals een bedrag, prijs, datum (of broodje). Ook hierbij voorkom je dat het een touwtrek-wedstrijd wordt of een ego-dingetje — wie levert er het meeste in?. Het doel is om tot een akkoord te komen waarmee jullie beide kunnen leven. Eén die je kunt rechtvaardigen tegenover jezelf en het teamlid.

onderhandelen

Kortom: onderhandel voor de langetermijn

Uiteindelijk heb jij het voor het zeggen. Dat weet je. Dat weet het teamlid ook. Toch zet je jouw positie niet in als het ook anders kan: als je op een eerlijke en transparante wijze tot een goede oplossing kunt komen. Eén die niet alleen de beste is voor de situatie maar ook de band tussen jou en het team in stand houdt. 

Dan wil je niet je “boss card” moeten trekken of dirty tricks gebruiken; dan wil je aantonen dat jij een stevige onderhandeling niet uit de weggaat. Daarmee laat je niet alleen zien dat je inderdaad over leidinggevende skills bezit, het dwingt ook respect af. En op de langetermijn heb je daar meer aan dan nu één keer je gelijk behalen.

Wie zijn wij?

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog 
© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X