Een teamlid ontslaan is en blijft vervelend. Vanzelfsprekend voor de persoon in kwestie, maar óók voor jou, als leidinggevende. Je wil op een respectvolle manier afscheid nemen, zonder kwaad bloed te zetten. Doe het daarom professioneel en met een positief randje. Dat lukt je dankzij 6 stappen:
Een werknemer ontslaan is (en blijft) vervelend, maar toch:
Een werknemer ontslaan blijft vervelend. Je hebt tijd in elkaar geïnvesteerd. Daarnaast heb je wellicht een band met hem of haar opgebouwd. Toch, wanneer de persoon in kwestie niet goed functioneert en je geen verbetering ziet, zul je soms de knoop moeten doorhakken: je laat hem gaan.
Dit doe je op een respectvolle manier. Uiteraard. Je hebt immers samengewerkt en het ontslag is niet persoonlijk. Hij of zij heeft simpelweg niet de juiste capaciteiten in huis. Je zegt daarom niet “… pak je spullen maar. Je kunt gaan”, maar je gaat een gesprek aan. Een respectvol en professioneel gesprek.
Dat is belangrijk.
Je wil namelijk voorkomen dat je de persoon in kwestie onnodig krenkt. Voorkomen dat hij of zij wrokgevoelens koestert jegens je bedrijf. Of dat hij of zij slachtoffer wordt van geroddel op de werkvloer.
Voer het gesprek daarom zo. Met deze 6 stappen. Het maakt het ontslag misschien niet minder vervelend, het zorgt er wel voor dat het netjes verloopt.
6 stappen voor een professioneel exitgesprek
1. Weet vooraf wat je wil zeggen
Een ontslaggesprek is voor de werknemer in kwestie zenuwslopend. Maar ook jou gaat het niet in de koude kleren zitten. Ook jij voelt je nerveus of hebt voorafgaand een slapeloze nacht gehad. Het kan gebeuren.
Toch moet jouw nervositeit niet de boodschap in de weg zitten. Het laatste wat je namelijk wil is het gesprek blanco in gaan en niet verder komen dan “… ja, dus. Uhm. Je bent ontslagen.”
Bereid het gesprek daarom voor. Net als wanneer je een presentatie of een speech moet geven:
Weet van tevoren precies wat je wilt zeggen. Denk erover na. Schrijf het puntsgewijs op. Oefen het. Zo kun je op het moment zelf, als de zenuwen het overnemen, helder en concreet uitleggen waarom je de persoon moet laten gaan. Wel zo netjes.
2. Kies de juiste plek en het juiste moment
Hoe een persoon tijdens het gesprek reageert, heb je natuurlijk niet in de hand. Hij of zij barst in tranen uit, wordt misschien boos. Je weet het niet.
Houd een ontslaggesprek daarom nooit in een openbare ruimte. Zonder je af. Je wilt er namelijk voor zorgen dat je collega zich vrij kan uitspreken zonder dat nieuwsgierige aagjes alles op de voet volgen.
Daarnaast wil je het zo vroeg mogelijk doen. Direct zodra je collega op kantoor verschijnt. Je wil hem of haar namelijk niet eerst nog allerlei taken laten uitvoeren om ‘m vervolgens aan het eind van de dag te moeten ontslaan.
Werknemer ontslaan? Doe het in een afgeschermde ruimte, onder vier ogen, direct aan het begin van je werkdag.
3. Ruk de pleister er in één keer af
Zodra het moment dan eindelijk daar is wil je niet te lang om de hete brij heen draaien. Wellicht heeft hij of zij al een vermoeden; over koetjes en kalfjes praten maakt het gesprek alleen maar meer zenuwslopend.
Ruk de pleister daarom in één keer ervan af:
Begin het gesprek direct met slecht nieuws. Zeg niet “je functioneert slecht, ik ontsla je”, maar pak het netjes en professioneel in.
Leg uit waarom bepaalde kwaliteiten van de ander niet overkomen met wat jullie organisatie nodig heeft. Kraak hierbij je collega niet af, maar vertel op welke gebieden de persoon onvoldoende presteert. Zo voorkom je dat het gesprek een aanval is op de persoon zelf.
“Peter. Op dit moment zoek ik iemand die zelfstandig de sales kan overzien. Dit bleek niet jouw sterkste kant. En hoewel je daar de laatste maanden écht aan gewerkt hebt, is het nog steeds niet de vooruitgang die ik wil zien. Ik moet je contract daardoor helaas ontbinden.”
4. Benoem de praktische zaken
Het is eruit. Het is gezegd. Het was niet makkelijk, maar je collega is ervan op de hoogte.
Gun hem of haar nu tijd om bij te komen, even een adempauze. Luister vervolgens naar de vragen die de ander heeft en beantwoord deze zo eerlijk mogelijk. Vervolgens ga je over op de praktische stappen.
Afhankelijk van het beleid dat jullie intern voeren, vertel je wat er gaat en moet gebeuren. De uitwerktijd bijvoorbeeld, of het inleveren van bedrijfsmaterialen. Benoem alle concrete stappen tot in detail zodat, wanneer je collega de kantoordeuren definitief achter zich dichttrekt, er geen open einde is.
5. Geef iets mee
Wellicht heb je een tijdje met de collega gewerkt en is er een goede band ontstaan. Je wil de zaak dan ook zeker positief afsluiten. Geef hem of haar dan iets mee. De mogelijkheid tot een referentie bijvoorbeeld. (Indien je natuurlijk positief kunt zijn over de kwaliteiten.)
Stel voor dat toekomstige werknemers je mogen contacteren inzien de vragen hebben. Bied eventueel een recommendation of een skill endorsement op Linkedin aan. Het neemt natuurlijk niet de pijn bij je (nu oud)werknemer weg, maar het verzacht iets van de pijn.
6. Wees roddels voor
Een collega die ontslagen wordt zorgt natuurlijk voor de nodige commotie op de werkvloer. Uit respect voor de collega, maar ook voor het behouden van een professionele werksfeer, wil je dit vóór zijn.
Wacht daarom niet tot het nieuws zich via whatsapp verspreid, maar spreek je team toe. Net als bij het ontslaggesprek, doe je het kort en krachtig.
“Jongens, even een vervelende zaak: we hebben besloten om het dienstverband van Peter niet verder te zetten.”
Geef vervolgens de reden:
“… je kon ontzettend fijn met hem samenwerken, maar helaas kon hij niet aan de verwachtingen voldoen.”
Vervolgens vraag je direct of er vragen zijn. En ook deze beantwoord je weer eerlijk en oprecht. Geef eventueel aan dat teamleden ook op een later moment hun zorgen mogen uiten. Op die manier laat je zien dat het ontslag van Peter bespreekbaar is.
Kortom: een werknemer ontslaan blijft vervelend…
… toch kun jij als leidinggevende een hoop doen om de situatie zo aangenaam mogelijk te laten voorlopen. Je houdt een netjes en – relatief – positief ontslaggesprek en houdt rekening met degene die moet vertrekken én met degenen die bleven. Net zo belangrijk.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
