Delegeren als leidinggevende — een 5-stappenplan

Gepubliceerd op: 02/03/2020, laatst bijgewerkt op: 28/01/2021

Als leidinggevende zijn er altijd wel brandjes die geblust moeten worden. Hierdoor kan het voorkomen dat je niet toekomt aan bepaalde taken. Om er toch voor te zorgen dat ze worden uitgevoerd, delegeer je ze. Je benut de draagkracht van je team en geeft de taak uit handen. Hoe je dat zo efficiënt en netjes mogelijk doet? Dit 5-stappenplan vertelt ‘t je.

Taken uit handen geven creëert ruimte voor prioriteiten.

Veel leidinggevenden vinden het lastig om zaken uit handen te geven. De voornaamste reden? Angst dat teamleden hen beschouwen als lui of onproductief. Dat ze worden gezien als iemand die zich in een ivoren toren bevindt en anderen het vuile werk laat opknappen. 

In werkelijkheid is dat natuurlijk niet het geval. 

Zodra jij een taak uit handen geeft, zal je team heus niet minder over je denken. Integendeel. Het geeft aan dat jij je bewust bent van je prioriteiten. Dat jij weet met welke taken jij je moet bezighouden. Iets dat veel teamleden alleen maar zullen waarderen. 

Een leidinggevende die weet waar zijn of haar prioriteiten liggen, is een leider waar men tegenop kijkt. Durf daarom zaken uit handen te geven. Delegeren is geen vies woord.

Doe het daarom vaker. 

Niet alleen zorgt dit er op de korte termijn voor dat jij als leidinggevende je tijd efficiënter kunt besteden, ook je teamleden hebben er baat bij. Voor hen is het overnemen van verantwoordelijkheden namelijk een kans om te groeien. 

Gun hen dat.

Evaluatiegesprek houd je zo

In 5 stappen een taak delegeren.

Delegeren is natuurlijk wat anders dan een taak over de schutting gooien — “Hier, doe jij dit even?” Het is een taak overdragen aan een ander. Vertrouwen hebben in je team en er vanuit kunnen gaan dat de taak goed wordt uitgevoerd. 

Om dit punt te bereiken, zul je helder moeten communiceren over je verwachtingen. Daarnaast zul je het team enthousiast moeten maken. Op die manier voeren ze de taak niet alleen uit omdat het moet, maar omdat ze het zelf ook willen. Ze zien het bijvoorbeeld als een leermogelijkheid, of als een stukje vertrouwen vanuit jouw kant. Dat motiveert.

Dit doe je door een aantal stappen te volgen:

Stap 1: Vertel wat je van de ander verwacht.

Zodra je een taak overdraagt, wil je er zeker van zijn dat je teamlid precies weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Voorkom daarom aannames. Je wilt namelijk voorkomen dat je tussentijds steeds opnieuw bij het project betrokken wordt omdat er onduidelijkheden bestaan. 

Communiceer helder over wát jij verwacht dat de ander doet. Waar moet hij of zij rekening mee houden? Welke uitkomst verwacht je? Verwachtingsmanagement, dus.

“Tessa, ik wil aan jou vragen om verantwoordelijkheid te nemen over het rapport. Stel het op met de cijfers die Chris je toestuurt en let vooral even op punt 3.2. Lever het daarna digitaal aan. Het kan zijn dat je Anna nog om input moet vragen, maar ik heb haar hier al van op de hoogte gesteld.”

Stap 2: Leg uit waarom je hem of haar deze taak geeft.

Het verschil tussen een leider en een hele goede leider schuilt in deze stap. Een leider geeft de taak uit handen. Een goede leider vertelt ‘waarom’ hij dit doet. Hij focust zich niet enkel het resultaat, maar ook op wat deze resultaten in werking zetten. 

“If you want to focus your team, give them a goal. If you want to motivate your team, give them a purpose.”

Vertel je teamlid daarom de reden voor het delegeren. Waarom vertrouw jij hem of haar deze taak toe? Wat voor verschil brengen hun acties teweeg? Niet alleen motiveert dit je teamlid, het geeft ook een krachtig signaal af dat jij bereid bent verantwoordelijkheden over te dragen.

“Dit lijkt me een ontzettend goed leermoment voor je. Door je vaker deze taken te geven, kun je in de toekomst wellicht meer van dit soort projecten toe-eigenen.” 

Stap 3: Wees duidelijk over de kwaliteit die je verwacht.

Je verwacht natuurlijk het beste van je teamleden. Toch kan het geen kwaad om de ander op de mate van kwaliteit te wijzen.

Heb je namelijk te maken met een ware perfectionist, dan kan het opstellen van een simpel rapport ineens uren in beslag nemen. Jij wilt echter dat hij of zij de uren nuttiger besteedt. Andersom kan natuurlijk ook. Je delegeert een belangrijke taak aan iemand die er een handje aan heeft om details te missen… 

Wijs hen daarop. Vertel welke kwaliteit je verwacht. Scheelt de ander een hoop tijd en inspanning.

“Punt 3.2 moet je echt goed uitwerken. Dat moet namelijk woensdag definitief worden aangeleverd. De profielschets hoeft daarentegen niet tot in detail. Thomas moet hier namelijk nog input voor leveren.”

Nee zeggen

Stap 4: Geef aan wanneer het uiterlijk af moet zijn.

Zodra je een taak delegeert, is het belangrijk dat je deadlines stelt. En deze ook communiceert

Doe je dit namelijk niet dan ben jij geïrriteerd dat je teamlid niet op tijd het project heeft afgerond. Voor een teamlid is het daarnaast ontzettend frustrerend wanneer hij hoort dat “het rapport pas volgende maand af hoeft te zijn”. Juist nadat hij heeft gezwoegd om het vandaag te kunnen afronden.

Communiceer dit helder. Bespreek de deadline en eventuele check-ins. Wees hierbij realistisch. Houd rekening met het verwerken van feedback of mogelijke tegenslagen.

“Donderdag wil ik de definitieve versie kunnen overhandigen. Dat betekent dat het uiterlijk maandag op m’n bureau wil hebben. Mochten er dan nog fouten in staan, dan heb je nog wat ruimte voor aanpassingen. Laten we daarnaast afspreken dat we iedere dinsdag en donderdag even kort overleggen…”

Stap 5: Check of er onduidelijkheden zijn. 

Zodra je bovenstaande stappen hebt doorlopen, wil je er zeker van zijn dat jullie op één lijn zitten. Begrijpt je teamlid wat er van hem of haar verwacht wordt? Zijn er onduidelijkheden? Vragen? Kun jij nog iets voor ‘m betekenen? 

Aan jou als ‘delegeerder’ om hier achter te komen en er zeker van te zijn dat jij de taak netjes hebt overgedragen. 

“Kun je zo vooruit of heb je nog input nodig? Twijfel ook zeker niet niet me om hulp te vragen wanneer je ergens niet uitkomt.” 

Kortom: delegeren? Doen! (Maar wel op de juiste manier.)

Delegeren draait om helder communiceren. Het gaat om het duidelijk maken van je verwachtingen en daarbij een ander motiveren

Lukt jou dat als leidinggevende dan geef je niet enkel taken uit handen, je stimuleert een ander. Je gunt iemand een leermoment; een groeimogelijkheid. Zo kun jij je bezighouden met zaken die voor jou prioriteit hebben, zonder daarbij je team tekort te doen.

Delegeren

De volgende keer dat je daarom delegeert, houd jij je aan 5 stappen:

  1. Je vertelt de ander wat je verwacht.
  2. Je legt uit waarom je hem of haar de taak geeft.
  3. Je legt uit welke kwaliteit je verwacht.
  4. Je spreekt duidelijk af wanneer de deadline is. 
  5. Je gaat na of alles duidelijk is. 

Zo simpel kan effectief leiderschap zijn!

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X