Effectief communiceren als leidinggevende? Vermijd een blinde vlek (5 tips)

Alles dat jij als leidinggevende zegt ligt onder een vergrootglas: je feedback, je kritiek, zelfs jouw zwijgen. Kortom: jij geeft altijd een boodschap af, ook al ben jij je hier niet van bewust. Het is daarom extra belangrijk dat je miscommunicatie voorkomt. Deze 5 tips helpen je daarbij.

Hoe een leidinggevende een blinde vlek ontwikkelt

Jouw positie als leidinggevende of manager stelt je in staat na te denken over de lijn die je voor het bedrijf uitzet. Je bent bezig met de visie op de lange termijn, zodat het bedrijf én je teamleden kunnen groeien. 

Doordat jouw blik zich constant op de horizon bevindt, kan het voorkomen dat je niet direct weet wat er zich op de werkvloer afspeelt.

Hoe meer jij vooruit kijkt, hoe slechter jij ziet wat er zich recht voor je neus afspeelt.

Hierdoor zie je bijvoorbeeld niet dat er collega’s rondlopen met onbeantwoorde vragen. Of mis je dat er bij bepaalde teamleden verwarring heerst. Kortom: je ontwikkelt een blinde vlek. Niet bewust natuurlijk. Jij streeft er namelijk naar de spil  binnen het bedrijf te zijn, en kort op de bal te spelen. Vooral wanneer het op de communicatie met je team aankomt. 

Wij geven je daarom een aantal tips. Tips die jou als leidinggevende helpen bij het effectiever communiceren met je team. Die blinde vlek verdwijnt daardoor. Dat maakt jou niet alleen een betere leidinggevende, het komt ook de communicatie met je team ten goede.

Effectief communiceren? Wees je van 2 zaken bewust

Als leidinggevende zul jij moeten stil staan bij het feit dat jouw communicatie niet altijd de boodschap vertolkt die jij in gedachten had. Enerzijds omdat teamleden alles zien én onthouden en daar een betekenis aan geven. Anderzijds omdat een boodschap verstoord kan worden door ruis:

1. Besef dat je altijd een boodschap stuurt

Alles dat een leidinggevende zegt of doet wordt opgemerkt. Iedere stukje feedback, iedere gezichtsuitdrukking, iedere opmerking. Teamleden zoeken namelijk onbewust naar de betekenis ervan en bepalen wat dit voor hen betekent. 

Wanneer jij bijvoorbeeld een uitgesproken persoon bent en bekend staat als een enthousiaste leidinggevende, dan kan een plotselinge zwijgzame periode verkeerd opgevat worden. Ook al bedoel je hier niets mee. Het team daarentegen, denkt wellicht dat zij iets fout hebben gedaan. 

Dat is niet zo vreemd. Mensen kijken nou eenmaal graag naar de acties van hun leiders – hun goedkeuring, of afkeuring – en wijzigen op basis hiervan hun eigen gedrag. 

Wees je er daarom bewust van dat alles wat je doet, onder een vergrootglas ligt — ook wanneer jij denkt dat je niets communiceert.

Effectief communiceren tips

2. Besef dat er altijd ruis zal plaatsvinden

Een mail, memo, Whatsapp-bericht of face to face — welke vorm van communicatie je ook gebruikt, de boodschap die je stuurt zal vrijwel altijd direct vervormd worden. 

Er zijn namelijk tal van factoren die bepalen of jouw oorspronkelijke boodschap wel of niet goed wordt ontvangen. Zo kan bijvoorbeeld het humeur van een teamlid of een aanvaring die je eerder met die persoon hebt gehad, jouw boodschap verdraaien. 

Dit effect wordt zelfs groter wanneer je niet met één, maar met vijf of tientallen, medewerkers communiceert — bijvoorbeeld over een reorganisatie: 

Terwijl jouw bericht zich een weg baant binnen de organisaties, vertellen teamleden hun interpretatie van het verhaal, waardoor – wanneer het bericht eindelijk ontvangen wordt – het in de verste verte niets meer weg heeft van het origineel. 

Dat wil je vermijden… 

5 tips om je communicatie te verbeteren

De beste manier om met bovenstaande 2 punten om te gaan, is door je communicatie en gedrag consistent te houden. Je zal stabiel leiderschap moeten vertonen en onnodige frictie en chaos moeten vermijden. 

Hoe? Door concreet en glashelder te communiceren. 

  1. Je zal moeten voorkomen dat ruis je bericht afzwakt.
  2. Je open en eerlijk moeten communiceren, ook al betekent dit dat je soms slecht nieuws moet leveren.
  3. Je zal communicatiebarrières te allen tijde moeten vermijden.

Op deze manier:

1. Wees specifiek

Misverstanden ontstaan vaak doordat de afzender in de veronderstelling is dat de ontvanger de boodschap heeft begrepen. Is dit echter niet het geval, dan zal de ontvanger zijn interpretatie aan de inhoud geven. Hij of zij vult de lege ‘plekken’ op met eigen informatie of aannames.

Voorkom dit door bewust te zijn van de informatie die je geeft. Je kunt een teamlid beter méér info geven en dubbelchecken of hij alles begrepen heeft, dan er vanuit gaan dat hij het wel snapt. 

Zeg daarom niet dat die aanpak “… beter had gekund”, maar leg uitgebreid uit wát er precies fout ging.

“De keuze om met die klant in zee te gaan was geen goed idee, omdat het een grote hap uit ons budget heeft genomen. Je had beter…”

Zo voorkom je dat het teamlid zelf de oorzaken moet verzinnen om te verklaren waarom jij zijn prestatie niet goed vond. Laat hem niet gissen. Leg het hem glashelder uit.

2. Herhaal het bericht

Een andere manier om de ruis te doorbreken, is door je boodschap te herhalen. Vaak

Je teamleden ontvangen gedurende de dag namelijk zoveel informatie dat het voor hen vaak lastig is te focussen op wat werkelijk belangrijk is. Je bericht kan daardoor over het hoofd worden gezien.

Berichten die echter meerdere keren worden herhaald, blijven ‘hangen’. Ze worden als ‘belangrijk’ gezien, iets waar ze niet om heen kunnen.

Probeer je bericht daarom op meerdere tijden en op meerdere kanalen te verspreiden. Stuur bijvoorbeeld een mail over die reorganisatie, maar houd ook een bijeenkomst. 

Berichten herhalen voelt misschien pusherig, maar vaak is het de enige manier om ruis – en misinterpretatie – te voorkomen.

Effectief communiceren

3. Wees niet bang om slecht nieuws te leveren

Als leidinggevende zul je regelmatig negatieve feedback moeten geven. Niet omdat je kwade bedoelingen hebt, maar omdat je wil dat je team groeit. Managers die zich hier ongemakkelijk bij voelen of die het lastig vinden kritiek te uiten, doen hun teamleden tekort.  

Ga moeilijke zaken daarom niet uit de weg. Wacht ook zeer zeker niet tot ze zichzelf oplossen, maar pak ze pro-actief aan.

Spreek dat teamlid direct aan op zijn gedrag of ga direct het gesprek met die collega aan wanneer je merkt dat ze de werkdruk niet aankan. Verwacht niet dat een situatie zichzelf oplost. 

Hoe je zo’n lastig gesprek aangaat lees je hier.

4. Zwijgen is niet altijd goud

Geen bericht vanuit jouw kant, is op zichzelf als een boodschap — een die miscommunicatie kan veroorzaken wanneer teamleden op een reactie hopen.

Want stel dat er vragen zijn rondom een de reorganisatie. Bij een gebrek aan respons op hun vragen, zullen je teamleden er zelf invulling aan geven. Ze gaan zich afvragen wat dit voor hen betekent, wat voor invloed het op hun werk heeft. Wellicht bespreken ze hun zorgen met anderen, waardoor er roddels en onwaarheden ontstaan.

Als leidinggevende wil je dit voorkomen. Je wil vragen vooraf  behandelen, in plaats van achteraf onwaarheden moeten rechtzetten. Door transparant en duidelijk te zijn, maar ook door een plek te creëren waar teamleden vragen durven te stellen.

Plan bijvoorbeeld een vragenuurtje waarin teamleden hun zorgen met je kunnen bespreken. Houd iedere maand een check-up waarin je kort met je team samenzit of hanteer een open-door policy waarin ze (op gezette tijden natuurlijk) kunnen binnenlopen.

5. Ga fysieke barrières uit de weg

In het kantoor van een leidinggevende zaken bespreken, kan voor je teamleden intimiderend zijn. Ze verlaten het stukje ‘veilige’ werkvloer en gaan het ‘hol van de leeuw’ in. Een ruimte die voor hen misschien onbekend is en waar ze emoties van ‘autoriteit’ aan hebben gekoppeld. 

Wellicht voelen zij zich hierdoor niet zo op hun gemak en durven ze niet openlijk te spreken. Zeker iets dat je wilt vermijden wanneer je effectief wilt kunnen communiceren. 

Vermijd dit daarom — letterlijk: houd de volgende een-op-een bespreking niet bij jouw op kantoor, maar ergens anders. Ga de werkvloer op. Bespreek zaken op hun werkplek, ga lunchen of houd een wandelvergadering.

Voor jou geen biggie, maar het helpt intimiderende barrières bij een ander te verbreken. Dat komt jullie communicatie alleen maar ten goede. 

Effectief communiceren doe dit

Kortom: effectief communiceren?

Effectief communiceren en je boodschap verspreiden kan lastig zijn. Je communiceert immers altijd en daarin kan ruis ontstaan. Toch kun je deze ruis minimaliseren. Door helder en transparant te zijn in je communicatie, en vragen vooraf te beantwoorden in plaats van achteraf recht te moeten praten. 

Volg daarom bovenstaande tips en haal nog meer uit je leidinggevende skills. Daar heb jij niet alleen baat bij — ook je team

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X