Evaluatiegesprek? 1 aanpak werkt: Challenge directly. Care personally

Evaluatiegesprekken zijn nodig en ontzettend waardevol voor je team. Doe je het echter verkeerd – te vaag, te hard of juist te soft – dan verliezen ze hun kracht. Geef je team daarom feedback waar ze iets mee kunnen. Waar ze van leren. Groeien zelfs. Hoe? Door 4 eenvoudige woorden te onthouden: “Challenge directly, care personally”. Dat werkt zo:

Waar het mis gaat bij een evaluatiegesprek — 3 fouten

Om teamleden te laten groeien geef je regelmatig feedback. Je beoordeelt hun prestaties, kaart hun fouten aan en prijst hun successen. Veelal in de vorm van een evaluatiegesprek. 

Hoe je echter zo’n gesprek voert, maakt het verschil tussen het motiveren en aanmoedigen van een teamlid of hen enkel verwarren en zelfs demotiveren. En dat laatste helaas gebeurt maar al te vaak. 

Veel managers vergeten het doel van een evaluatiegesprek: namelijk je teamlid vooruit helpen. Zij focussen zich voornamelijk op het evalueren van prestaties, zonder oog te hebben voor de persoon in kwestie. Dat levert deze 3 verkeerde evaluatiegesprekken op: 

1. Het vage evaluatiegesprek

Om de hete brij heen draaien of narigheden subtiel proberen in te pakken — veel leidinggevende durven geen directe feedback te geven, uit angst dat zij niet aardig gevonden worden. Ze houden het dan ook bewust vaag. In het midden. Of sluiten kritiek af met positieve complimenten. (Die sandwich-methode werkt niet).

Heeft je teamlid niets aan. Heb jij als leidinggevende niets aan. Je wilt een teamlid namelijk laten groeien en laten leren van hun fouten. Niet echt zeggen wat je denkt, ontneemt hen deze kans. 

2. Het ongevoelige evaluatiegesprek

Leidinggevenden die deze vorm gebruiken, hebben enkel oog voor de prestatie. Niet voor de persoon. Ze zien de twee los van elkaar. 

Hierdoor uiten ze bijvoorbeeld kritiek, midden in een vergadering of kafferen ze iemand af wanneer hij of zij een fout maakt. Ze vergeten dat er een persoon achter de prestatie zit. 

En ja: wanneer je feedback geeft, kun je dat inderdaad het beste op resultaten doen dan op de persoon, maar je kunt ze onmogelijk volledig los van elkaar zien. Brand je iemands idee namelijk te midden van een de werkvloer af, dan doet dat ook iets met je teamlid. 

Komt de prestaties niet ten goede en ook zeker niet de motivatie.

Evaluatiegesprek 4 woorden

3. Het gevoelige evaluatiegesprek

Tot slot het softe of te empathische feedbackgesprek. Het gesprek waarin de kritiekgever geen kritiek uit, maar vooral bezig is het met het teamlid te beschermen tegen teleurstellende feedback. Hij of zij gaat negatieve terugkoppeling volledig uit de weg en voorkomt hiermee een kritische en oprechte evaluatie. Uit angst om de ander te kwetsen. 

Eventuele negatieve feedback wordt zo ingepakt dat het de volledige boodschap verliest. Ontzettend verwarrend voor de ontvanger. Zijn of haar gevoelens worden dan wel gespaard, maar echt leren van fouten is op zijn beurt ook niet mogelijk.  

Drie soorten evaluatiegesprekken, drie kansen waarin kansen worden gemist om teamleden écht vooruit te helpen. Het werkt namelijk niet; te gevoelig, te vaag of juist ongevoelig zijn. Je doet je teamleden tekort, je doet je positie als leidinggevende tekort.

Doe het daarom anders: 

Leiding geven

4 eenvoudige woorden: Challenge directly. Care personally.

Teamleden die een evaluatiegesprek krijgen, willen allemaal hetzelfde: waardevolle feedback krijgen. 

Feedback waar ze iets mee kunnen, waar ze zich mee kunnen verbeteren en ontwikkelen. En dat kan zeker negatieve feedback zijn, geen probleem! Ze zijn namelijk slim genoeg om te beseffen dat het hen vooruit helpt. Dat het niet bedoeld is om hen persoonlijk te kwetsen. 

De kritiek zal hiervoor oprecht moeten zijn. Direct ook; niet om de boel heen draaien, maar direct aangeven waar het mis gaat. Dit alles zonder het menselijke aspect uit het oog te verliezen. 

Hoe?

Door tijdens een evaluatiegesprek te zeggen wat je denkt, maar wel op zo’n manier dat het teamlid weet dat je je om hem of haar bekommert — ‘challenge directly, care personally’. 

Dat doe je zo:

1. Challenge directly

Tijdens het evaluatiegesprek geen kontedraaierij. Je komt meteen ter zake en windt er geen doekjes om. Je bent eerlijk en direct. 

Dit houdt in dat je geen lange aanloop neemt, maar direct het belangrijkste feedbackpunt op tafel legt:

“Shannon, we hebben bij het vorige evaluatiegesprek duidelijke afspraken gemaakt. Je hebt me toen beloofd dat de weekplanning iedere week stipt op dinsdag klaar staat. De afgelopen twee weken was dat niet het geval. Je kunt niet langer deadlines missen.”

Zoals je ziet: geen sandwichmethode. Geen mengeling van verbeterpunten en complimenten. Een directe, duidelijke confrontatie. 

En dit kan natuurlijk koud op Shannon’s dak vallen, maar het is geen aanval op haar persoonlijk. Je zet geen kwaad bloed. Integendeel: je confronteert haar omdat je het goed bedoelt. En dat is voor jou als leidinggevende een uitstekende manier om te laten zien dat je om je teamlid geeft. 

Evaluatiegesprek houd je zo

2. Care personally

Het menselijke stukje. Zodra je het teamlid direct hebt geconfronteerd, haal je de empathie naar boven. Je laat zien dat je je persoonlijk bekommert om de prestaties van hem of haar. 

1. Dit doe je door tijdens het evaluatiegesprek geen oordeel te vellen. Je focust je op feiten

Je kunt namelijk wel vinden dat Shannon’s gebrek aan time management is ontstaan doordat ze haar privéleven meeneemt naar kantoor, maar dit is een mening. Iets dat je tijdens een evaluatiegesprek achterwege laat. 

Geen “ik vind...” dus, maar feiten. Dingen die je ziet, hoort of opmerkt. Ze vellen geen oordeel, het zijn constateringen.

“… ik merk dat je de laatste tijd meer op je telefoon zit en ook regelmatig meetings mist zodat je eerder naar huis kunt.”

2. Vervolgens doe je een verzoek, waarbij je iedere vorm van superioriteit vermijdt.

Geen “… je moet van mij voortaan” of “Ik eis dat je..”, maar stel jezelf op gelijke voet met je teamlid. Geef suggesties wat hij of zij beter kan doen, zonder jouw positie als leidinggevende te moeten inzetten — “Ik ben de baas, dus je…”. 

Doe het op basis van advies en behulpzaamheid. Op basis van het verbeteren van de ander, niet omdat het jou ten goede komt. 

“Ik wil je hierop aanspreken omdat ik je wil laten groeien. Ik zeg het niet voor mezelf, maar voor jou. Laten we daarom afspreken dat…”

Evaluatiegesprek tips

Zo pak je dus dat volgende evaluatiegesprek aan.

Een goed evaluatiegesprek kan echt een verschil maken bij je mensen. Doe je dat fout (te hard, zacht of te vaag) dan laat je een hoop kostbare leermomenten liggen. 

Gebruik je echter een directe – maar toch menselijke – techniek, dan help je je team écht vooruit. Je evalueert hun prestaties, zonder hen als persoon aan te vallen. Dat komt vervolgens niet alleen hun resultaten ten goede, maar ook de werksfeer.

Hiervoor hoef je simpelweg 4 eenvoudige woorden te onthouden:

Challenge directly, care personally.

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X