Een beoordelingsgesprek is bij veel organisaties vaste prik. Niet zonder reden: werkgever en werknemer kunnen er allebei veel uit halen. Je teamlid kan zich erdoor verbeteren en je tilt zijn prestaties naar een hoger niveau. Een cruciaal gesprek dus! Volg deze stappen om het beoordelingsgesprek voor te bereiden en er het maximale uit te halen.

Waarom is een beoordelingsgesprek van cruciaal belang?

Bij veel organisaties is een beoordelingsgesprek verplicht. Maar of het dat nu is of niet, het is sowieso aan te raden om regelmatig met je medewerkers in gesprek te gaan. Daarmee help je je werknemer verder én het komt de samenwerking in het team en de resultaten van de organisatie ten goede. In het gesprek deel je namelijk tips waarmee je werknemer zich kan verbeteren. 

Let op: een beoordelingsgesprek is zeker niet bedoeld om je medewerker vooral veel negatieve feedback te geven. Je wilt je medewerker wel ontwikkelpunten meegeven, maar dan op een motiverende manier. Constructief dus! Op die manier kun je je medewerker echt vooruit helpen. 

beoordelingsgesprek voorbereiden

Wat is een beoordelingsgesprek?

Het beoordelingsgesprek is een gesprek tussen jou als leidinggevende en je werknemer. Hierin bespreek je het functioneren van je werknemer gedurende de afgelopen tijd. 

Je bepaalt vaak deels zelf wat in het gesprek aan bod komt. Hierover bestaan meestal geen algemene richtlijnen (tenzij de hr-afdeling van je organisatie hiervoor een vast stramien heeft). Maar vaak komt tijdens een beoordelingsgesprek het volgende aan bod:

  • de kwaliteit van het werk van je medewerker;
  • het takenpakket;
  • dingen die goed gaan;
  • dingen die beter kunnen;
  • toekomstambities en eventuele doorgroei-opties;
  • eventuele loonsverhoging, promotie of contractverlenging.

Het gesprek is bedoeld om je werknemer te helpen zijn functioneren en prestaties te verbeteren, en om zo alles uit zijn capaciteiten te halen. Daarnaast is het beoordelingsgesprek hét moment om het te hebben over het salaris en de arbeidsvoorwaarden.

Wanneer voer je een beoordelingsgesprek? 

Veel organisaties werken met een eindejaars-beoordelingsgesprek. Dit betekent dat je in het najaar structureel met elke werknemer een gesprek voert. 

Uiteraard is dit niet overal de standaard. Sommige werkgevers zullen vaker in het jaar een beoordelingsgesprek voeren of hebben dit op een ander moment gepland staan. Het is in elk geval belangrijk om met enige regelmaat zo’n gesprek te voeren.

Hoe bereid je een beoordelingsgesprek voor?

Aangezien het beoordelingsgesprek een belangrijk moment, is een goede voorbereiding cruciaal. Ga er dus op tijd goed voor zitten om het gesprek voor te bereiden. Vergeet bijvoorbeeld niet om eerder gemaakte afspraken erbij te pakken, om een eventueel formulier rond te sturen en om te bedenken welke vragen je aan je werknemer wilt stellen. En gebruik de stappen hieronder om het beoordelingsgesprek met je werknemer voor te bereiden.

beoordelingsgesprek voorbereiden

Tips om het beoordelingsgesprek met je werknemer voor te bereiden

Hoe je een beoordelingsgesprek voert? Dat wordt een stuk makkelijker aan de hand van een checklist. Volg deze tips voor het beoordelingsgesprek en jouw voorbereiding is dik in orde. Kan het daar niet aan liggen!

1. Plan het juiste moment en neem de tijd

Een beoordelingsgesprek is iets waar je de tijd voor wilt nemen. Dus zorg ervoor dat het gesprek plaatsvindt op een moment dat je tijd hébt. Oftewel: niet tussen twee meetings door en ook niet nét voordat je op tijd de deur uit moet voor een andere afspraak. 

Check ook of je na afloop waar nodig iets kunt uitlopen en reserveer daar wat tijd voor. Zo kun je nog eventuele vragen beantwoorden of begrip tonen als je medewerker ergens mee zit. 

Kondig verder ruim op tijd aan dat het gesprek eraan komt. Een beoordelingsgesprek voorbereiden is niet alleen iets wat je als leidinggevende doet. Ook je medewerker moet het beoordelingsgesprek kunnen voorbereiden

2. Verstuur de agenda en het beoordelingsformulier

Voor je werknemer is het beoordelingsgesprek een spannend moment. Zorg er dus voor dat je teamlid weet waar hij aan toe is. Het is gebruikelijk om van tevoren een agenda rond te sturen met daarin de hoofdpunten waarover jullie het gaan hebben.

Hoe het beoordelingsgesprek meestal is opgebouwd? Dit zijn een aantal vaak terugkerende elementen:

  1. een korte introductie (wat zijn de doelen van het gesprek?);
  2. je beoordeling van de werknemer;
  3. toelichting op de beoordeling (wat vind je goed gaan en wat gaat minder goed?);
  4. welke gevolgen heeft de beoordeling voor een eventuele salarisverhoging, contractverlenging of promotie;
  5. de kans voor je werknemer om te reageren;
  6. concrete afspraken maken en de eventuele ondertekening van het beoordelingsformulier.

Verder werken sommige organisaties met een formulier voor het beoordelingsgesprek. Dit laat je door je medewerker invullen en je vult vaak zelf ook een formulier in. Dat is prettig, want zo’n formulier geeft sturing aan het gesprek. Stuur zo’n formulier op tijd naar je werknemer. Neem uiteraard ook zijn antwoorden op de vragen door ter voorbereiding.

3. Blik terug op het vorige beoordelingsgesprek

Werkt je medewerker hier al langere tijd? Dan is dit vast niet jullie eerste beoordelingsgesprek. Als het goed is, is er in zo’n geval nog een verslag van het vorige beoordelingsgesprek. Daarin staat wat jullie vorige keer als ontwikkelpunten hadden afgesproken. 

Pak die punten er nog eens bij. Merk jij hierin verandering op bij je medewerker? Of zie je dit nog niet zo terug? Noteer voor jezelf hoe jij dit ziet. Vraag je medewerker er ook naar tijdens het gesprek.

4. Verzamel informatie over het functioneren

Het beoordelingsgesprek is bedoeld om het functioneren van je werknemer te bespreken. Dáár wil je dus informatie over verzamelen om er iets zinnigs over te zeggen. 

Dat kan op allerlei manieren. Denk aan:

  • Vraag aan stakeholders hoe zij de samenwerking met deze persoon ervaren. Doe dat uiteraard wel op een nette manier. Informeer bijvoorbeeld eens bij een klant wat diegene van de samenwerking met deze persoon vindt.
  • Bekijk eerdere beoordelingen. 
  • Check de resultaten van projecten waaraan deze persoon heeft gewerkt. 
  • Verdiep je in de beoordelingscriteria, zodat je daar voor deze persoon een goed oordeel over kunt vellen.
  • Pak het persoonlijk ontwikkelingsplan (pop) er opnieuw bij. Hoe goed heeft je medewerker gewerkt aan zijn ontwikkelpunten? 

5. Breng je feedback opbouwend

In dit gesprek deel je jouw oordeel over het functioneren van je werknemer. Doe dat wel op een prettige en constructieve manier. Het volgende helpt om krachtige feedback te geven:

  • Vermijd overbodige woorden als “misschien”, “een beetje”, “niet helemaal” of “Zou het kunnen dat…?”. Communiceer krachtig. Het is goed om aardig te zijn, maar ga er niet bewust doekjes om winden om maar aardig gevonden te worden.
  • Onderbouw je feedback met feiten. Pak er concrete resultaten bij die je bevindingen bewijzen of verwijs terug naar een specifieke situatie.
  • Gebruik geen wijzend vingertje. Je wilt voorkomen dat je medewerker zich direct aangevallen voelt. Liever zeg je “Het valt mij op dat…” in plaats van “Jij doet ook altijd…”.
  • Gebruik een feedbackmethode. Methodes zoals de ik-ik-jij-methode en de 4 G’s helpen je om jouw feedback opbouwend te brengen en de ander niet voor het hoofd te stoten.
  • Bedenk van tevoren zowel positieve als negatieve feedback om te geven. Ga die feedback niet sandwichen, maar breng het apart. Geef bijvoorbeeld eerst aan wat je goed vindt gaan en vertel later afzonderlijk wat je medewerker in jouw ogen kan verbeteren. 

Geef verder concrete tips en bied waar mogelijk suggesties of hulp aan. Dus zeg niet “Bereid een goede elevator pitch voor”, maar geef aan waar die aan moet voldoen en hoe je medewerker dat kan aanpakken. Spreek bijvoorbeeld af dat je medewerker zich daar de komende weken op stort en dat je er dan op een bepaald moment samen naar kijkt. 

Of merk je dat je medewerker steeds in de knoop komt met deadlines en veel werkdruk ervaart? Tip dan het boek Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’ of een leuke timemanagement-cursus (hint hint, die van ons!) zodat je werknemer er direct iets mee kan. Dat werkt beter dan zeggen “Probeer je deadlines voortaan te halen”.

6. Bereid vragen voor aan je werknemer

Het is niet de bedoeling dat alleen jij aan het woord bent tijdens het beoordelingsgesprek. Laat ook zeker je werknemer aan het woord door tijdens het beoordelingsgesprek vragen te stellen. Zo kun je ontdekken waar je werknemer wellicht tegenaan loopt, wat hij goed of minder goed vindt gaan én wat zijn toekomstambities zijn. 

Welke vragen stel je tijdens een beoordelingsgesprek?

Als leidinggevende kun je allerlei soorten vragen stellen tijdens het beoordelingsgesprek. Zet voor elke werknemer een paar relevante vragen op een rij. Denk aan:

  • Waar ben jij trots op als je terugkijkt op het afgelopen jaar? 
  • Waarin vind je dat jij de afgelopen tijd bent gegroeid?
  • Zijn er dingen waar je juist tegenaan loopt? Waar kan ik je bij helpen om daarin iets te veranderen?
  • Waar zou je komend jaar nog aan willen werken? 
  • Heb je ideeën over hoe je daarmee aan de slag wilt gaan? 
  • Welke dingen die je nu nog niet doet zou je ooit ook willen oppakken?
  • In wat voor functie zie je jezelf over X jaar werken? 
  • Hoe kan ik je helpen om dat te bereiken? 

Vraag verder zeker naar punten die jullie in eerdere beoordelingsgesprekken hebben besproken. Informeer bijvoorbeeld of je medewerker hierin verandering merkt bij zichzelf en, zo niet, wat kan helpen om hieraan te werken.

Daarnaast kun je ook als leidinggevende om feedback vragen aan je teamlid. Wellicht komen daar nog actiepunten uit voort waarin jij je kunt ontwikkelen.

7. Denk na over loonsverhoging, contractverlenging, promotie, etc.

Voor werknemers is het beoordelingsgesprek vaak hét moment waarop het gaat over hun rechten als werknemer. Daarmee bedoelen we alles wat je als werknemer kunt krijgen van een werkgever. Denk aan: het salaris, contractverlenging of het krijgen van een vast contract, secundaire arbeidsvoorwaarden of wellicht promotie. 

Je werknemer zal hier ongetwijfeld voor zichzelf over nadenken. Maar het is ook belangrijk dat jij als werkgever erbij stilstaat als je het beoordelingsgesprek voorbereidt. Denk in elk geval na over het volgende:

  • Vind jij dat je werknemer op basis van de beoordeling in het beoordelingsgesprek loonsverhoging moet krijgen? (Tip: gebruik deze checklist voor salarisverhoging!) Wat is daarover opgenomen in de cao? Hoeveel stijging is standaard? Kun je eventueel meer geven als je werknemer daarom vraagt? 
  • Als loonsverhoging er niet in zit, kun je dan op andere punten je medewerker een gunst doen? Is het bijvoorbeeld mogelijk om een hogere reiskostenvergoeding, een auto van de zaak of extra opleidingsbudget te bieden? 
  • Wat zijn de mogelijkheden voor je medewerker om opleidingen of cursussen te volgen? Als je medewerker hierom vraagt, kun je daar dan iets voor regelen? 
  • Voor als het contract van je werknemer binnenkort afloopt: wat ga je daarmee doen? Bied je een contractverlenging aan? Is het mogelijk om een tijdelijk contract om te zetten in een vast contract? En als je juist het contract wilt beëindigen, denk dan ook na hoe je dat slechte nieuws gaat brengen.
  • Sta ook stil bij eventuele doorgroeimogelijkheden. Kun je je werknemer een promotie aanbieden? En als dat nu nog niet het geval is, zijn daar wellicht opties voor over langere tijd? Ga na wat je daar wel en niet over kunt beloven.

8. Luister, toon begrip en wees empathisch

Wat je hebt gezegd, doet waarschijnlijk iets met je medewerker. Hij is wellicht trots op de beoordeling of juist een tikkeltje teleurgesteld. Vraag altijd hoe het gesprek is voor je werknemer. En luister vervolgens – zonder oordeel en zonder te onderbreken – naar wat je werknemer te zeggen heeft. 

Ga er niet tegenin en ga ook niet jezelf verdedigen. Toon begrip met de woorden “Ik snap dat het zo voor je voelt”. Spreek zo nodig een ander moment af om het na te bespreken als je merkt dat je medewerker het moet laten bezinken.

9. Maak een verslag en stuur dat naar je werknemer

Tijdens het beoordelingsgesprek hebben jullie waarschijnlijk afspraken gemaakt. Je medewerker heeft punten waaraan hij wilt werken. Wellicht wil hij bepaalde cursussen volgen of heeft hij iets aangestipt over een loonsverhoging. Uit al die punten vloeien acties voort voor jou én voor je werknemer. Die wil je goed vastleggen op papier.Dus stel een verslag op en stuur dat naar je werknemer voor akkoord. Zet daarnaast de actiepunten in je agenda en maak eventueel een afspraak voor een volgend moment waarop jullie erover doorpraten. 

beoordelingsgesprek voorbereiden

Meer tips voor feedback geven?

Feedback geven doe je als het goed is niet alleen tijdens een beoordelingsgesprek, maar ook tussendoor. Wil je weten hoe je dat goed aanpakt? Lees dan zeker regelmatig de praktische tips op deze site. Volg daarnaast Tijdwinst en Björn op Instagram voor dagelijkse tips rondom feedback geven, effectieve gespreksvoering en timemanagement. Komt ook goed van pas als je geen voortgangsgesprek aan het voorbereiden bent!

Mensen vroegen ook

Wat moet er in een beoordelingsgesprek?

Het is de bedoeling dat je in een beoordelingsgesprek bespreekt hoe een werknemer de afgelopen tijd heeft gefunctioneerd. Wat er in zo’n gesprek moet, verschilt per organisatie. Het is in elk geval gebruikelijk om in te gaan op de prestaties en resultaten van je medewerker in de afgelopen periode, dingen die goed gaan en die juist beter kunnen. Blik verder samen vooruit. Heeft je medewerker bijvoorbeeld bepaalde werkpunten of ambities? Verder is dit gesprek hét moment om het te hebben over eventuele salarisverhoging of contractverlenging.

Waar moet je op letten bij een beoordelingsgesprek?

Het beoordelingsgesprek is bedoeld om je werknemer te beoordelen op zijn functioneren van de afgelopen tijd. Je wilt dus een oordeel geven over het functioneren van je collega. Let daarbij bijvoorbeeld op concrete resultaten, de samenwerking met collega’s, het timemanagement van je collega, dingen die goed gaan, dingen die beter kunnen en punten waarin je medewerker is gegroeid ten opzichte van het vorige gesprek.

Wat te vragen bij een beoordelingsgesprek?

Ook als leidinggevende is het belangrijk om vragen te stellen tijdens een beoordelingsgesprek. Vraag je werknemer bijvoorbeeld het volgende: ‘Wat vind je dat beter gaat dan bij het vorige gesprek?’, ‘Welke projecten verlopen goed?’, ‘Waar zou je nog aan willen werken?’, ‘Wat zijn je ambities voor komend jaar?’ of ‘Waar zou je over vijf jaar willen staan?’.

Hoe bereid je je voor op een voortgangsgesprek?

Het voorbereiden van een beoordelingsgesprek of voortgangsgesprek is vooral een kwestie van veel informatie verzamelen over het functioneren van je werknemer. Pak bijvoorbeeld het verslag van het vorige beoordelingsgesprek erbij, kijk naar behaalde resultaten en afgeronde projecten en bekijk ook het persoonlijke ontwikkelplan. Al die punten kun je meenemen voor de voorbereiding. Zet verder op een rij wat volgens jou dingen zijn die goed gaan en waarin je medewerker zich juist kan verbeteren.

Alles leren over constructieve feedback geven? Volg een training

Wil jij – tijdens beoordelingsgesprekken én daarbuiten – feedback kunnen geven waar je medewerker echt iets mee kan? Volg dan onze nr. 1 training feedback geven. Al veel leidinggevenden gingen je voor en gaven deze training lovende feedback (ha!).

Tijdens de training krijg je allerlei concrete tips, voorbeelden en technieken aangereikt waardoor jij standaard betere feedback kunt geven. Krachtig, duidelijk en altijd op zo’n manier dat het wél aankomt. Ook bij die ene werknemer die al snel in de verdediging schiet.

beoordelingsgesprek voorbereiden

Wie zijn wij? | Training Feedback Geven

Bij Tijdwinst helpen we professionals om slimmer (samen) te werken en om meer uit zichzelf, het werk en samenwerkingen te halen. Daarom geven we door het hele land én online trainingen over onderwerpen als timemanagement, gesprekstechnieken en feedback geven.

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.