Je hebt voor jezelf glashelder hoe je het wilt hebben als leidinggevende. Maar hoe maak je dat ook aan je medewerkers duidelijk zonder er te veel woorden aan vuil te hoeven maken? En zonder dat je boodschap het ene oor in en het andere weer uitgaat of tot 1001 vragen leidt? Simpel. Kort en bondig communiceren lukt je met de volgende simpele trucs.
Je wilt dat de juiste boodschap blijft plakken. Dat je medewerkers eruit halen wat jij wilt overbrengen. Oftewel: dat je gewoon effectief communiceert als leidinggevende.
Dat betekent vooral niet uitwijden over alles wat er niet toe doet, maar snel tot de kern komen. To the point dus, zoals dat in werksettings zo mooi wordt genoemd. Zo voorkom je dat jouw medewerkers na afloop van het gesprek geen idee meer hebben wat nu precies de strekking was, wat hun actiepunten zijn en wat je concreet van hen verwacht.
Lang spreken is trouwen iets waar veel leidinggevenden een handje van hebben. Uit onderzoek van Harvard University blijkt zelfs dat heel lang aan het woord zijn, je een voldaan gevoel geeft – net als bijvoorbeeld geld of voedsel. Misschien wel heel fijn dus, lang praten. Maar je bereikt er niet altijd het gewenste effect mee. Of beter gezegd: altijd niet.
Kort en bondig communiceren, hierom!
Zorg ervoor dat blijft hangen wat moet blijven hangen. Dat duidelijk is wie, wanneer wat moet doen en hoe het moet gebeuren. Daar is geen uitgebreide handleiding voor nodig. Zeg het gewoon – kort en bondig het liefst. Want met minder woorden heb je uiteindelijk vaak meer effect. Zowel via e-mail als in een gesprek.
Kort en bondig zijn in een gesprek of e-mail is fijn voor jou én voor je medewerker. Want je vraagt daarmee niet meer gesprekstijd dan nodig en je voorkomt ook dat er van jouw eigen schaarse tijd voordat je het weet alweer een uur afgesnoept is.
Daarnaast is het hartstikke efficiënt. Als jij een uur nodig hebt om duidelijk te maken wat je je team wilt laten doen, is de kans groot dat zij met een kladblok klaar moeten zitten om zelf de kern eruit te halen of dat ze achteraf alsnog met vragen bij je aankloppen. Dat kun je maar beter voor zijn.
Heb helder wat je wilt zeggen
Een inkopper misschien, maar toch gebeurt het nog lang niet in elk gesprek. Van nature hebben mensen de neiging om tijdens het gesprek wel te kijken waar het heen gaat. Je wilt snel je boodschap overbrengen. En hoe minder voorbereiding je hebt, hoe sneller het hoge woord eruit is.
Maar nee, vaak helpt een goede voorbereiding je juist om sneller en effectiever te zeggen waar het op staat. Sta daarom van tevoren stil bij wat je wilt zeggen. Bedenk wat je sowieso gezegd wilt hebben en kies daar eventueel al de juiste woorden voor uit.
Hoe beter dat in je hoofd zit, hoe beter het er straks ook uitkomt met weinig woorden.
Handig trucje daarvoor nodig? Affirmeren kun je leren en kan je bij het overbrengen van een boodschap supergoed helpen.
Wollig taalgebruik en om de hete brij heen draaien is namelijk vaak het gevolg van zenuwen. Omdat je niet weet wat je moet zeggen, zeg je maar een heleboel. Met als gevolg dat de essentie wellicht ergens tussen de warrige woordenbrij verdwijnt en dat je boodschap allesbehalve kort en bondig wordt.
Sta stil bij wie er voor je staat
Wie je gesprekspartner is, doet er nogal toe voor je boodschap. Houd, voordat je bepaalt hoe kort en bondig je gaat communiceren, altijd rekening met degene die tegenover je staat.
Is het een medewerker die pas net is begonnen? Dan hoef je bijvoorbeeld vast niet heel uitgebreid toe te lichten waarom je iets anders wilt. Die medewerker zal waarschijnlijk toch niet weten wat er vroeger precies anders ging.
Is het daarentegen iemand met wie je al 20 jaar samenwerkt? Dan zal diegene vast meer willen weten over het ‘waarom’ van de verandering.
Bedenk ook: is dit iemand die graag discussieert en die van nature graag wil weten hoe en waarom je iets vraagt? Of is het iemand die het al prima vindt als je gewoon zegt hoe je het wilt hebben? Dat heeft natuurlijk invloed op hoe kort en bondig je het kunt maken.
Maar studeer het ook weer niet té goed in
Een goede voorbereiding is handig. Maar overdrijf het niet. Het maakt je niet veel interessanter als je een ingestudeerd praatje gaat ophouden. Dat zullen de anderen merken en ze verliezen er al snel hun aandacht door.
Kies dus liever voor steekwoorden dan voor een van minuut tot minuut ingestudeerd praatje. Schrijf bijvoorbeeld op een blaadje welke topics aan bod moeten komen en bepaal alvast de volgorde van je verhaal. Daarmee ben je een heel eind zonder dat je verhaal zijn spontaniteit verliest.
Of gebruik de geheugenpaleis-techniek om het zonder spiekbriefje te proberen.
Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?
Strooi niet in het rond met moeilijke woorden en complexe zinnen. Het maakt je niet slimmer dan je bent. Integendeel, uit Princeton-onderzoek blijkt dat moeilijk woordgebruik er eerder voor zorgt dat je dommer overkomt. Doordat je verhaal zo ingewikkeld is, lijkt het alsof kort en bondig én helder communiceren niet een van jouw vaardigheden is. Niet de bedoeling!
Gebruik woorden die je ook zou gebruiken als je tegen je partner of een vriend praat. Voorkom zo dat je daarna van alles moet gaan toelichten (= alsnog langdradig!) omdat je boodschap allesbehalve glashelder is.
Vermijd elke vorm van vaagheid
“We willen innoveren door nieuwe processen te gaan oppakken, waarbij we samen werken aan betere klantcommunicatie en een hogere klanttevredenheid.” Als iemand dit tegen jou zou zeggen, zou je dan enig idee hebben wat er van je wordt verwacht? Waarschijnlijk niet. Dat ligt aan het grote aantal abstracte woorden in de zin. Zo is ‘innoveren’ voor allerlei interpretaties vatbaar, ‘samen werken’ kan van alles betekenen en ook ‘betere klantcommunicatie’ en ‘klanttevredenheid’ kun je op allerlei manieren interpreteren.
Bedenk als je een instructie geeft of-ie volkomen helder is. Concrete woorden helpen je daarbij. Je zou het voorbeeld hierboven veel helderder kunnen maken door het als volgt te formuleren:
“We hebben een nieuw klachtensysteem, waardoor we voor elke klant heel snel klachten kunnen terugzoeken. Zo kunnen we klanten sneller helpen en zullen ze hopelijk ook betere klantreviews achterlaten. Ik wil je vragen om de handleiding voor dit systeem vandaag door te lezen en eventuele vragen te noteren, zodat we het systeem volgende week samen kunnen doornemen.”
Sta er ook bij stil of jouw opdracht echt maar voor één interpretatie vatbaar is. Geef je bijvoorbeeld je medewerkers de instructie om een draaiboek voor een marketingcampagne op te zetten? Bedenk dan welke informatie zij nodig hebben om het te doen zoals jij wilt. De ene medewerker zal denken dat een draaiboek uit 2 A4-tjes met een korte beschrijving bestaat; de ander heeft in zijn hoofd dat jij een volledig opgemaakt boekwerk van 20 kantjes op je bureau wilt ontvangen.
Niet alleen praatjes, maar ook plaatjes
Soms zegt een plaatje écht meer dan 1000 woorden. Je kunt bijvoorbeeld wel in stappen uitleggen hoe je medewerkers hun gegevens in het nieuwe systeem moeten invoeren. Maar waarschijnlijk is een korte demo met scherm delen een stuk efficiënter. Net zoals een infographic of een tabel je woorden kan verduidelijken. Dus: gebruik waar mogelijk een plaatje ter ondersteuning.
Grappige gifjes en leuke foto’s zijn niet nodig. Die maken je boodschap eerder rommelig en lang in dit geval. Maar kijk of er onderdelen van je boodschap zijn die je beter met beeld dan met woorden kunt duidelijk maken.
Check, check, dubbelcheck
Hoe helder je boodschap in jouw ogen ook is, er zullen vast nog mensen vragen hebben. Wat voor vragen moeten je deelnemers bijvoorbeeld noteren? Wat is er nieuw aan het klantsysteem?
Geef daar de ruimte voor. Ook al houd je het het liefst zo kort mogelijk. Stel eventueel ook zelf vragen. Over het algemeen geldt: mensen zijn graag aan het woord. Dus maak er niet een one-(wo)man-show van, maar stel ook zelf één of twee vragen. “Is het zo duidelijk?” of “Gaat dat lukken?” bijvoorbeeld.
Bovendien kun je mogelijke verwarringen op die manier voorkomen en er op tijd op inspelen. Het zou zomaar kunnen dat iets wat voor jou heel helder is, voor de ander toch allerlei vragen oproept.
Extra tip: wees je eigen feedbackgever
Ben je benieuwd of jouw boodschap korter en bondiger kan? Een video-opname kan je daar inzicht in geven. Oefen een feedbackgesprek zoals je dat normaal gesproken zou voeren en zet tegelijkertijd de camera aan. Kijk het de volgende dag terug en stel jezelf een aantal vragen:
- Kwam je to the point?
- Hoe gestructureerd kwam je over?
- Was je woordgebruik begrijpelijk?
- Kwam je overtuigend over?
- Gebruikte je twijfeltaal? En zo ja, welke woorden en hoe vaak?
- Hoe kun je nog helderder, korter en bondiger worden?
Wellicht ontdek je zo je eigen valkuilen, stopwoordjes of twijfeltaal en laat dit je zien hoe het voortaan ook in minder woorden kan.
Kort en bondig communiceren? Een training gesprekstechnieken leert ‘t je!
Voortaan beter communiceren op de werkvloer en daarbuiten? Je leert het bij onze training gesprekstechnieken. Ontdek hoe je zowel verbaal als non-verbaal je boodschap slimmer kunt overbrengen, hoe je de juiste vragen stelt en echt kunt luisteren naar je medewerkers. En hoe jij de regie neemt in een gesprek, ook als je gesprekspartner dreigt wel heel lang van stof te zijn.
Dus, meld je aan voor de training gesprekstechnieken. Volg ‘m op locatie of online en geef zo je persoonlijke ontwikkeling en je communicatievaardigheid een flinke boost.
Na afloop van de training gaat kort en bondig communiceren jou perfect af, kun je meer focus aanbrengen en kom jij dankzij een goede voorbereiding en duidelijke structuur in elk gesprek altijd goed beslagen ten ijs.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
