Kritiek krijgen als leidinggevende kan best lastig zijn. Heb je daardoor de neiging je aangevallen te voelen? In de verdediging te schieten? Te gaan ‘ja maar’-en? Of fel je machtspositie in te nemen? Think twice. En probeer deze 7 stappen om correct op feedback te reageren.

Feedback geven is geen makkie. Je kunt feedbackmodellen als de 4 G’s nog van voor tot achter kennen, het blijft lastig om de juiste snaar te raken. Je kunt je dus vast voorstellen dat het voor je medewerkers nóg lastiger is om jou, hun manager, ergens op aan te spreken. 

Meestal zijn de rollen omgedraaid; nu hebben zij de moed bij elkaar geraapt om jou van feedback te voorzien. Heel waardevol! Maar ook ingewikkeld voor jou. Hoe ga je ermee om als jij als leidinggevende feedback krijgt?

Je eerste neiging: je aangevallen voelen

Waarschijnlijk wil je oersysteem in deze situatie één van deze dingen: de feedback weerleggen, in de aanval schieten of de feedback wegmaken en negeren. 

Die reactie zit in je natuur. Je bent niet de enige die zal denken ‘Ik voel me snel aangevallen’. Aan de oertijd hebben we ons fight-flight-freeze-mechanisme overgehouden. Elke mogelijke situatie scannen we razendsnel op gevaar. Of het nu gaat om werkelijk gevaar (een ontsnapte ijsbeer) of om een minder grote dreiging (negatieve feedback), je hersenen maken razendsnel een heleboel stresshormonen aan. Het gevolg: je klapt dicht, gaat in de aanval of schiet in de verdediging. 

Een handige reactie als je door een agressieve ijsbeer achterna wordt gezeten, maar tegenover je medewerker is het een minder constructieve respons. Het weerhoudt je van een goed gesprek. 

Door je reactie op feedback geef je aan of je er wel of niet voor open staat. Schiet jij meteen uit je slof of laat je blijken je gekwetst te voelen door de feedback? Dan is de kans klein dat je collega’s je in de toekomst nog eens ergens constructief op aanspreken. 

Dus laten we feedback ontvangen anders aanpakken, zonder die primitieve oer-reactie.

aangevallen voelen

Feedback ontvangen als leidinggevende – zo pak je dat aan!

Als iemand daar goed kan oordelen over jouw vaardigheden als leidinggevende, dan zijn het je medewerkers wel. Dé mensen die dagelijks met jou te maken krijgen. Hun feedback wíl je om te groeien in jouw rol als leidinggevende.

Maar hoe doe je dat, feedback ontvangen zonder je aangevallen te voelen? Laten we beginnen met een paar don’ts.

  • Geef niet meteen je eerste (felle) reactie. Voel jij je aangevallen? Laat de feedback jou je gekwetst voelen? Slik die reactie in. Vraag desnoods om tijd en kom pas later met een terugkoppeling als je fight-flight-freeze-mechanismen het voor gezien hebben gehouden. 
  • Vat feedback niet te persoonlijk op. Het is geen aanval op jou. Besef dat het sommige mensen aardig wat moed kost om jou als leidinggevende ergens op aan te spreken. Feedback is bedoeld om jou te helpen iets te verbeteren. 
  • Schuif je fouten niet onder stoelen of banken. Daar maak je jezelf niet populairder mee. Geef ze toe, het liefst nog voordat je teamlid je erop kan wijzen. 
  • Laat feedback niet onbeantwoord. Het vergt moed om jou ergens op te wijzen. Beloon die moeite door te bedanken voor feedback. Altijd. Ook als je het er niet mee eens bent. 
  • Vergeet niet op de feedback terug te komen. Je medewerker heeft lef getoond door jou de feedback te geven. Geef hem dan ook altijd een reactie. Dat mag op een later moment. Maar kom er altijd op terug.

Hoe dan wel, feedback ontvangen zonder je aangevallen te voelen?

Het is in elk geval belangrijk dat je de feedback laat bezinken en erover nadenkt zonder je oer-reacties met je aan de haal te laten gaan. Hoe beter jij feedback ontvangt, hoe eerder je medewerkers ook direct met hun feedback bij je zullen komen in plaats van zich achter je rug om groen en geel aan te ergeren. 

Deze tips helpen om feedback te ontvangen zonder dat je je persoonlijk aangevallen voelt.

1. Neem pauze en adem diep in en uit

‘Let op je ademhaling!’ is niet alleen in de doorsnee yogales een veelgehoord advies. Ook als je last hebt van je persoonlijk aangevallen voelen, is een keer diep in- en uitademen precies wat je nodig hebt. 

Je lichaam heeft je uit acute stress net een enorme hoeveelheid cortisol en adrenaline in je lijf gepompt. Vind je het gek dat je dan niet rationeel reageert? Jo Ilfeld, CEO bij Incite to Leadership en professor in leiderschapsintelligentie, deelt een handige tip om die oer-reactie tegen te gaan:

Adem één keer snel in en héél langzaam uit. Door die ademhaling wordt je parasympatisch zenuwstelsel geactiveerd. Dit is goed voor rust en ontspanning en helpt je uit de fight-flight-freeze-modus. 

Daardoor kun je het idee van je gekwetst voelen meer loslaten en beter vanuit je ratio reageren. 

Wat trouwens ook helpt: in het algemeen zorgen dat je niet te veel stress ervaart. Als je de hele dag door gehaast bent, maak je voortdurend stresshormonen aan. Alsof je elk moment door een ijsbeer aangevallen kan worden. Onze tip: lees het boek ‘Elke Dag Om 15:00 Uur Klaar’. Het idee van twee uur eerder klaar zijn is misschien al een stressverlager op zich. 

2. Zeg dank je wel

Of je het nu roerend met de feedback eens bent of niet, bedank voor de ontvangen feedback. Laat blijken dat je de genomen moeite waardeert:

‘Dank je wel voor je eerlijkheid! Het is fijn dat je dit zegt, ook al is het natuurlijk niet leuk om te horen.’

‘Bedankt voor je feedback. Fijn om het er samen over te hebben!’

aangevallen voelen

3. Stel vragen (en nog meer vragen)

Voordat je besluit of je iets met de feedback doet of dat je deze in de wind slaat, is het belangrijk dat je van voor tot achter weet wat je medewerker ermee bedoelt. Dat kan maar op één manier: door te luisteren (écht te luisteren), samen te vatten wat de ander zegt én door te vragen. Oh ja en door dóór te vragen. Totdat je exact begrijpt wat je medewerker zegt. 

Krijg heel helder wat de feedback inhoudt. Doe dat door te luisteren, samen te vatten en door dóór te vragen. Totdat je de boodschap exact begrijpt.

Doorvragen helpt ook om de feedback niet te zwart-wit te zien, zo stelt Christopher Whitnall, managing director bij een bedrijf dat trainingen in management verzorgt. 

Stel: jouw medewerker zegt tegen je ‘Ik vind het vervelend dat je soms halsoverkop met verzoekjes komt.’ Dan kun je daar allerlei verkeerde interpretaties aan verbinden:

  • Hoe vaak is ‘soms’? Bedoelt ze dat je dat áltijd doet? 
  • Waarom vindt ze dat vervelend? Breng ik die verzoekjes op zo’n lompe manier? 
  • Vraag ik te veel van haar? Ja, dat zal het zijn! 
  • Oh jee, dat verzoek voor een projectvoorstel is dan vast ook te veel. 
  • Zou dat ook de reden zijn dat ze er zo vermoeid uitziet de laatste tijd? 

Het antwoord op al die vragen? Dat weet je niet zolang je ze niet aan je collega stelt. Dus in plaats van zelf dingen in te vullen, stel je collega vragen:

  • ‘Waarom vind je dat?’
  • ‘Kun je een voorbeeld geven van wat je bedoelt?’
  • ‘Heb je er tot nu toe veel last van gehad?’ 
  • ‘Wat vind je daar zo vervelend aan?’
  • ‘Hoe zou je het liever zien?’

Je toont daarmee oprechte interesse, wat fijn is om te merken voor je collega. Ook helpt doorvragen je om verder te kijken dan een enkele onhandige formulering of ongenuanceerd synoniem dat je medewerker in de mond heeft genomen.

4. Bevestig de feedback

Bevestig wat je hebt gehoord en vat de feedback samen. Pas daarna weet je zeker dat jij de juiste boodschap eruit hebt gehaald. 

Maar meer dan voor jezelf, heeft zo’n bevestiging een functie voor je medewerker. Je collega heeft haar woorden misschien heel zorgvuldig overwogen, er allicht zelfs een feedbackmodel op nageslagen. Dus bevestig dat je haar hebt gehoord en begrepen. Inlevingsvermogen tonen is dat – en het is essentieel tijdens een feedbackgesprek of confrontatie. Of je het nu met de ander eens bent of niet.

De tactiek van reflectief luisteren kan je daarbij helpen. Je vat daarbij samen wat je hebt gehoord én gaat een stapje verder, waarbij je bijvoorbeeld een eerste stap richting de oplossing zet. Dat doe je door een bruggetje te maken naar waar je naartoe wilt. 

Bijvoorbeeld:

‘Ik hoor dat je het vervelend vindt als ik je in een vergadering ergens op aanspreek waar andere mensen bij zijn. Dat begrijp ik. Laten we kijken hoe je dat liever zou zien.’

5. Zeg waar nodig ‘sorry’

Niet elke misstap vraagt om een excuus. Maar als jij merkt dat bepaald gedrag of dat ene ongenuanceerde synoniem uit jouw mond je medewerker erg dwars zit, bied dan je excuses aan. Een enkel “sorry” kan de lucht al klaren. 

Als je ‘sorry’ zegt, doe dat liever niet via e-mail of WhatsApp. Neem de moeite om het face-to-face of via een videocall te zeggen. Dat komt oprechter over en geeft je medewerker de kans om aan jouw gezichtsuitdrukking af te lezen dat je het meent. 

6. Kom samen tot een oplossing

Daar deed je medewerker het allemaal voor: de oplossing. Voordat je zelf met plannen strooit om te veranderen, vraag eerst je medewerker naar suggesties voor een oplossing. Ga er daarna samen over in gesprek. 

Geef ook aan wat je aan actie wilt ondernemen naar aanleiding van de feedback. Maak het zo concreet mogelijk. 

Nog beter: houd je medewerker op de hoogte van de acties die je onderneemt. En merk je verschil? Laat dan ook aan je medewerker weten dat je dat aan haar feedback te danken hebt. Daar creëer je blije medewerkers mee. En medewerkers die vaker denken ‘Deze leidinggevende kan ik opbouwende feedback geven. Hij/Zij doet er iets mee!’.

Tijdwinst.com-tip

Even je aandacht tussendoor: het is niet niks allemaal: leidinggeven, feedback geven, je agenda beheren, je medewerkers genoeg aandacht geven, en dan ook nog je inbox onder controle houden. Tips nodig hoe je al die ballen in de lucht houdt? Volg Tijdwinst.com op Instagram voor tips die het leven van leidinggevenden én medewerkers makkelijker maken.

7. Vraag om feedback

Denk jij nu ‘Ik voel me snel aangevallen en wil daar van af’? Vraag eens proactief om feedback aan je medewerkers in plaats van te wachten totdat zij naar jou toe komen. Dat maakt dat jij ermee kunt oefenen om je minder aangevallen te voelen én het creëert momenten waarop je in de feedback-ontvangmodus zit. Zonder paniekreacties en alarmbellen.

Geef je medewerkers regelmatig de kans om je concrete feedback te geven over een situatie. Bijvoorbeeld als je die ene medewerker net ergens op hebt aangesproken. Vraag haar gewoonweg ‘Wat vond je van de manier waarop ik je aansprak?’

aangevallen voelen

Beter kritiek ontvangen zonder je aangevallen te voelen? Volg een training feedback geven!

Hoe giet je je feedback in de juiste constructieve bewoordingen? Hoe creëer je voor je medewerkers een context waarin zij jou feedback durven te geven? En hoe ga je goed met ontvangen feedback om, zonder je persoonlijk aangevallen te voelen? 

Dat alles leer je tijdens onze training feedback geven. Leer van onze feedbackexperts de beste technieken voor feedback geven en ontvangen. Volg deze 1-daagse training op een locatie bij jou in de buurt of online

Geef je nu op en leer helder communiceren met technieken die écht werken. Handig als je denkt ‘Ik voel me snel aangevallen’, maar ook als jij gewoon een (nog) betere feedbackgever en -ontvanger wilt worden.